Công chứng ngoài giờ hành chính đang trở thành nhu cầu thực tế của nhiều cá nhân, doanh nghiệp trong bối cảnh thời gian làm việc hành chính ngày càng hạn hẹp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ việc công chứng ngoài giờ có được pháp luật cho phép hay không, được thực hiện trong những khung thời gian nào và thủ tục ra sao. Việc nắm rõ quy định pháp luật liên quan đến công chứng ngoài giờ hành chính không chỉ giúp người dân chủ động sắp xếp công việc mà còn hạn chế rủi ro pháp lý khi thực hiện giao dịch dân sự.
>>> Xem thêm: Bạn có biếtvăn phòng công chứng nào nhận công chứng tại nhà, tiện lợi cho người bận rộn?
Công chứng ngoài giờ hành chính là gì?
Hiện nay, pháp luật về công chứng không đưa ra một khái niệm chính thức về công chứng ngoài giờ hành chính. Trên thực tế, công chứng ngoài giờ hành chính được hiểu là việc công chứng viên thực hiện hoạt động công chứng ngoài khung thời gian làm việc hành chính thông thường, bao gồm buổi tối, ngày nghỉ, ngày lễ, hoặc ngoài thời gian niêm yết làm việc của tổ chức hành nghề công chứng.
Công chứng ngoài giờ hành chính thường phát sinh trong các trường hợp như:
Các bên giao dịch không thể sắp xếp thời gian trong giờ hành chính
Giao dịch cần hoàn thành gấp để kịp thời hạn pháp lý
Doanh nghiệp cần công chứng hồ sơ ngoài giờ làm việc thông thường
Pháp luật hiện hành có cho phép công chứng ngoài giờ hành chính không?
Theo quy định của Luật Công chứng 2014 (hiện vẫn đang được áp dụng), pháp luật không cấm việc công chứng ngoài giờ hành chính.
Khoản 1 Điều 32 Luật Công chứng 2014 quy định: “Văn phòng công chứng làm việc theo giờ hành chính của cơ quan hành chính nhà nước; trường hợp có yêu cầu thì có thể làm việc ngoài giờ hành chính.”
Quy định này cho thấy, công chứng ngoài giờ hành chính là hợp pháp, nhưng không mang tính bắt buộc. Việc tổ chức công chứng có thực hiện ngoài giờ hay không phụ thuộc vào điều kiện tổ chức, nhân sự và sự thỏa thuận với người yêu cầu công chứng.
Thời gian nào được coi là công chứng ngoài giờ hành chính?
Từ thực tiễn áp dụng pháp luật, công chứng ngoài giờ hành chính thường bao gồm:
Buổi tối các ngày làm việc trong tuần
Ngày thứ Bảy, Chủ nhật
Ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định của pháp luật
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng không phải mọi tổ chức hành nghề công chứng đều cung cấp dịch vụ công chứng ngoài giờ hành chính, và thời gian cụ thể phải được thống nhất trước với văn phòng công chứng.
Thủ tục công chứng ngoài giờ hành chính được thực hiện thế nào?
Bước 1: Liên hệ trước với tổ chức hành nghề công chứng
Người có nhu cầu công chứng ngoài giờ hành chính cần liên hệ trước với văn phòng công chứng để trao đổi về:
Hồ sơ công chứng ngoài giờ hành chính về cơ bản không khác so với hồ sơ công chứng trong giờ hành chính, bao gồm:
Giấy tờ tùy thân của các bên
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản
Dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu có)
Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014: “Người yêu cầu công chứng phải cung cấp đầy đủ, chính xác giấy tờ liên quan đến nội dung công chứng.”
Bước 3: Công chứng viên kiểm tra hồ sơ và thực hiện công chứng
Công chứng viên có trách nhiệm:
Kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ
Giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý cho các bên
Chứng kiến việc ký kết hoặc điểm chỉ theo quy định
Dù thực hiện công chứng ngoài giờ hành chính, trách nhiệm pháp lý của công chứng viên vẫn hoàn toàn tương tự như trong giờ hành chính.
Bước 4: Thu phí và trả kết quả công chứng
Việc thu phí công chứng ngoài giờ hành chính phải tuân thủ quy định pháp luật. Khoản 2 Điều 67 Luật Công chứng 2014 quy định: “Tổ chức hành nghề công chứng được thu thù lao theo thỏa thuận đối với các công việc ngoài phí công chứng.”
Thù lao công chứng ngoài giờ hành chính thường được thỏa thuận riêng, nhưng phải được niêm yết công khai và không trái quy định pháp luật.
Công chứng ngoài giờ hành chính có giá trị pháp lý không?
Văn bản công chứng được lập ngoài giờ hành chính có giá trị pháp lý như văn bản công chứng trong giờ hành chính, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về:
Thẩm quyền của công chứng viên
Trình tự, thủ tục công chứng
Năng lực hành vi dân sự của các bên
Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014: “Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.”
Pháp luật không phân biệt giá trị pháp lý giữa công chứng trong giờ hay công chứng ngoài giờ hành chính.
Những lưu ý quan trọng khi thực hiện công chứng ngoài giờ hành chính
Người yêu cầu công chứng cần lưu ý:
Không nên thực hiện công chứng gấp gáp khi hồ sơ chưa đầy đủ
Cần xác nhận rõ mức phí, thù lao ngoài giờ trước khi thực hiện
Chỉ lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng uy tín, hoạt động hợp pháp
Đối với tổ chức hành nghề công chứng, việc công chứng ngoài giờ hành chính phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ chuẩn mực nghề nghiệp, tránh tình trạng lạm dụng hoặc vi phạm quy định về quản lý hành nghề công chứng.
Kết luận
Công chứng ngoài giờ hành chính là một cơ chế linh hoạt được pháp luật cho phép nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế của người dân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, để việc công chứng có giá trị pháp lý và an toàn, các bên cần hiểu rõ quy định pháp luật, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng phù hợp. Việc tuân thủ đúng thủ tục công chứng ngoài giờ hành chính không chỉ giúp giao dịch được thực hiện nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp về sau.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
