Trong hoạt động công chứng, hồ sơ công chứng không chỉ cần được lưu trữ an toàn mà còn phải được quản lý khoa học, có hệ thống. Một trong những yêu cầu quan trọng là nghĩa vụ lập danh mục hồ sơ công chứng lưu trữ theo từng năm hành nghề. Đây là cơ sở để kiểm soát số lượng hồ sơ, bảo đảm khả năng tra cứu, cung cấp chứng cứ và xác định trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng khi phát sinh tranh chấp.
➡ Việc lập danh mục chi tiết là yêu cầu cốt lõi của nghĩa vụ lập danh mục HS công chứng lưu trữ theo từng năm hành nghề.
4. Trách nhiệm pháp lý nếu không lập danh mục hồ sơ công chứng lưu trữ theo năm
4.1. Trách nhiệm theo Luật Công chứng
Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường nếu có lỗi gây thiệt hại.
Việc không lập danh mục có thể dẫn đến:
Thất lạc hồ sơ;
Không cung cấp được hồ sơ cho Tòa án;
Làm mất căn cứ chứng minh giao dịch.
➡ Đây là hành vi vi phạm nghĩa vụ quản lý HS công chứng.
4.2. Trách nhiệm theo pháp luật lưu trữ và dân sự
Theo Điều 8 Luật Lưu trữ 2011, nghiêm cấm hủy hoại, làm mất tài liệu lưu trữ.
Theo Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015, người gây thiệt hại phải bồi thường.
➡ Nếu không lập danh mục dẫn đến mất hồ sơ, tổ chức hành nghề công chứng có thể phải bồi thường thiệt hại và chịu xử lý vi phạm.
>>> Xem thêm: Bật mí cách tính Phí công chứng mua bán đất nhanh gọn.
5. Mối liên hệ giữa lập danh mục hồ sơ theo năm và thời hạn lưu trữ
Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, HS công chứng phải được lưu trữ ít nhất 20 năm.
Việc lập danh mục theo từng năm giúp:
Theo dõi mốc thời hạn lưu trữ;
Phân loại hồ sơ hết thời hạn;
Thực hiện đúng quy trình tiêu hủy.
➡ Danh mục là công cụ bắt buộc để thực hiện nghĩa vụ lưu trữ dài hạn.
6. Ví dụ minh họa thực tế
Ví dụ thực tế:
Văn phòng công chứng A hoạt động từ năm 2015 nhưng không lập danh mục hồ sơ theo từng năm. Khi Tòa án yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng của một hợp đồng lập năm 2017, văn phòng không xác định được vị trí lưu trữ, mất nhiều tháng tìm kiếm nhưng không tìm thấy hồ sơ.
Hậu quả:
Tòa án không có căn cứ xác minh nội dung giao dịch;
Khách hàng khởi kiện yêu cầu bồi thường thiệt hại;
Cơ quan quản lý xử lý vi phạm về lưu trữ.
➡ Trường hợp này cho thấy nghĩa vụ lập danh mục hồ sơ công chứng lưu trữ theo từng năm hành nghề là điều kiện thiết yếu để bảo đảm an toàn pháp lý cho tổ chức công chứng.
7. Kết luận
Nghĩa vụ lập danh mục hồ sơ công chứng lưu trữ theo từng năm hành nghề là yêu cầu pháp lý bắt buộc theo Luật Công chứng và Luật Lưu trữ. Đây không chỉ là công việc hành chính mà là công cụ bảo đảm giá trị chứng cứ, truy xuất hồ sơ và xác định trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng.
Việc thực hiện đúng và đầy đủ nghĩa vụ này giúp phòng ngừa rủi ro nghề nghiệp, nâng cao tính chuyên nghiệp và bảo vệ an toàn pháp lý cho mọi giao dịch công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Phí công chứng mua bán nhà đất hiện nay quy định như thế nào? Ở đâu công chứng hợp đồng mua bán nhà đất phí rẻ nhất Hà Nội?
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
