Xử lý hồ sơ công chứng lưu trữ khi công chứng viên bị kỷ luật
Trong hoạt động công chứng, việc công chứng viên bị kỷ luật, tạm đình chỉ hoặc thu hồi thẻ công chứng viên không làm chấm dứt giá trị pháp lý của các giao dịch đã được công chứng hợp lệ. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là: lưu trữ HS công chứng trong trường hợp công chứng viên bị kỷ luật hoặc thu hồi thẻ được thực hiện như thế nào, ai chịu trách nhiệm và giá trị của hồ sơ lưu trữ ra sao khi phát sinh tranh chấp.
>>> Xem thêm: Nguồn thông tin rõ ràng, cập nhật mới nhất về công chứng dành cho cá nhân và tổ chức.
1. Công chứng viên bị kỷ luật, thu hồi thẻ và ảnh hưởng đến hồ sơ công chứng lưu trữ
1.1. Các trường hợp công chứng viên bị kỷ luật, thu hồi thẻ
Theo Điều 15, Điều 16 và Điều 17 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có thể bị:
Tạm đình chỉ hành nghề;
Miễn nhiệm;
Thu hồi thẻ công chứng viên.
Theo Điều 15 Luật Công chứng 2014, thẻ công chứng viên bị thu hồi khi công chứng viên không còn đủ điều kiện hành nghề hoặc bị miễn nhiệm.
➡ Việc công chứng viên bị xử lý kỷ luật không đồng nghĩa với việc hồ sơ công chứng bị mất giá trị, mà đặt ra yêu cầu chặt chẽ hơn đối với cơ chế lưu trữ HS công chứng.
1.2. Hồ sơ công chứng lưu trữ không gắn với cá nhân công chứng viên
Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014:
“Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm quản lý, lưu trữ hồ sơ công chứng.”
➡ Pháp luật xác định chủ thể lưu trữ là tổ chức hành nghề công chứng, không phải cá nhân công chứng viên. Vì vậy, dù công chứng viên bị kỷ luật hay thu hồi thẻ, toàn bộ hồ sơ công chứng vẫn phải được bảo quản, lưu trữ nguyên vẹn tại tổ chức hành nghề công chứng.
2. Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng khi công chứng viên bị kỷ luật hoặc thu hồi thẻ
2.1. Trách nhiệm của văn phòng công chứng, phòng công chứng
Theo khoản 1 Điều 62 Luật Công chứng 2014:
“Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất 20 năm tại tổ chức hành nghề công chứng.”
Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ:
Bảo quản an toàn hồ sơ công chứng;
Không để thất lạc, hư hỏng;
Tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ theo đúng quy định.
➡ Khi công chứng viên bị kỷ luật hoặc thu hồi thẻ, tổ chức hành nghề công chứng phải tăng cường kiểm soát hồ sơ do công chứng viên đó lập để phục vụ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và tranh chấp.
2.2. Trách nhiệm khi công chứng viên bị thu hồi thẻ dẫn đến chấm dứt hành nghề
Theo Điều 64 Luật Công chứng 2014, khi tổ chức hành nghề công chứng chấm dứt hoạt động, hồ sơ công chứng phải được bàn giao cho Sở Tư pháp quản lý.
➡ Trong trường hợp công chứng viên bị thu hồi thẻ kèm theo việc chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng, toàn bộ hồ sơ công chứng lưu trữ phải được bàn giao nguyên trạng, bảo đảm không bị can thiệp, sửa đổi.
>>> Xem thêm: Khi hồ sơ nhà đất của bạn cần được xử lý nhanh, dịch vụ làm sổ đỏ nhanh là lựa chọn đáng tin cậy.
3. Giá trị pháp lý của hồ sơ công chứng lưu trữ khi công chứng viên bị kỷ luật
3.1. Hồ sơ công chứng lưu trữ là nguồn chứng cứ quan trọng
Theo Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, tài liệu lưu trữ hợp pháp là nguồn chứng cứ.
Khi công chứng viên bị kỷ luật hoặc thu hồi thẻ, HS công chứng lưu trữ giúp:
Xác minh quy trình công chứng;
Làm rõ có hay không vi phạm nghiệp vụ;
Đánh giá tính hợp pháp của văn bản công chứng.
➡ Đây là căn cứ trực tiếp để Tòa án, cơ quan thanh tra kết luận trách nhiệm.
3.2. Giá trị hồ sơ công chứng lưu trữ trong việc giải quyết trách nhiệm bồi thường
Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014:
“Tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra.”
Hồ sơ công chứng lưu trữ thể hiện:
Các giấy tờ do người yêu cầu công chứng cung cấp;
Nội dung tư vấn, giải thích;
Trình tự, thủ tục thực hiện.
➡ Đây là căn cứ xác định lỗi thuộc về công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng hay người yêu cầu công chứng.
4. Lưu trữ hồ sơ công chứng trong hoạt động thanh tra, kỷ luật công chứng viên
Theo Điều 73 và Điều 74 Luật Công chứng 2014, Sở Tư pháp, Bộ Tư pháp có thẩm quyền thanh tra, kiểm tra hoạt động công chứng.
HS công chứng lưu trữ được sử dụng để:
Kiểm tra quy trình hành nghề;
Làm căn cứ xử lý kỷ luật;
Giải quyết tố cáo, khiếu nại;
Đề nghị thu hồi thẻ công chứng viên.
➡ Việc lưu trữ đầy đủ, chính xác hồ sơ công chứng là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, đặc biệt trong trường hợp công chứng viên bị kỷ luật.
>>> Xem thêm: Tránh nhầm lẫn khi chuẩn bị giấy tờ bằng cách tìm hiểu kỹ về Chứng thực.
5. Ví dụ minh họa thực tế
Ví dụ thực tế:
Công chứng viên N bị thu hồi thẻ do vi phạm nghiêm trọng quy tắc hành nghề trong nhiều hợp đồng chuyển nhượng đất.
Trong quá trình giải quyết khiếu nại, Sở Tư pháp yêu cầu Văn phòng công chứng nơi ông N từng hành nghề cung cấp toàn bộ hồ sơ công chứng lưu trữ liên quan.
Từ các hồ sơ này, cơ quan chức năng xác định:
Nhiều hợp đồng không có biên bản kiểm tra năng lực hành vi;
Thiếu tài liệu xác minh tình trạng pháp lý đất;
Có dấu hiệu bỏ qua bước giải thích quyền nghĩa vụ.
➡ Hồ sơ công chứng lưu trữ trở thành căn cứ để xử lý kỷ luật, đồng thời là chứng cứ trong vụ kiện bồi thường của người dân.
6. Kết luận
Lưu trữ HS công chứng trong trường hợp công chứng viên bị kỷ luật hoặc thu hồi thẻ không chỉ là nghĩa vụ hành chính, mà còn là cơ chế pháp lý bảo đảm minh bạch, truy cứu trách nhiệm và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người tham gia giao dịch. Trong mọi trường hợp, hồ sơ công chứng gắn với tổ chức hành nghề công chứng, không phụ thuộc vào tình trạng hành nghề của cá nhân công chứng viên và luôn giữ vai trò trung tâm trong thanh tra, giải quyết tranh chấp và trách nhiệm bồi thường.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
