Dịch công chứng văn bản nước ngoài – Cần giấy tờ gì kèm theo?
Khi nộp hồ sơ định cư, du học, xin visa hay làm việc tại Việt Nam, việc dịch văn bản nước ngoài là bước bắt buộc và không thể sai sót. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cần kèm theo giấy tờ gì để hợp pháp hóa bản dịch trước khi công chứng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình, căn cứ pháp lý và những ví dụ thực tế để tránh bị trả hồ sơ.
⚖️ Căn cứ pháp lý về dịch văn bản nước ngoài tại Việt Nam
📘 Luật Công chứng 2014 – Điều 61
“Người dịch phải là cộng tác viên đã đăng ký tại tổ chức hành nghề công chứng, chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.”
📕 Nghị định 23/2015/NĐ-CP – Điều 5, Khoản 1
“Bản dịch được công chứng chỉ khi văn bản gốc là bản chính, bản sao có chứng thực, hoặc văn bản hợp pháp từ nước ngoài được hợp pháp hóa lãnh sự.”
➡️ Như vậy, dịch công chứng văn bản nước ngoài bắt buộc phải đi kèm bản gốc hoặc bản sao hợp lệ và giấy tờ chứng minh tính pháp lý của tài liệu.
📑 Những loại giấy tờ cần có khi dịch văn bản nước ngoài
✅ Bản gốc hoặc bản sao chứng thực của văn bản cần dịch
📂 Bao gồm:
Hộ chiếu, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn tiếng nước ngoài
Học bạ, bằng cấp, bảng điểm tiếng nước ngoài
Hợp đồng lao động, thư mời làm việc, thư nhập học từ nước ngoài
📌 Yêu cầu:
Phải là bản gốc, bản sao có dấu mộc đỏ hoặc đã được hợp pháp hóa lãnh sự
Không chấp nhận bản chụp, bản scan, bản PDF không rõ nguồn
📝 Tùy từng quốc gia phát hành tài liệu, bạn cần chuẩn bị một trong các giấy tờ sau:
Giấy hợp pháp hóa lãnh sự từ Đại sứ quán Việt Nam ở nước sở tại
Giấy chứng nhận Apostille (đối với quốc gia đã ký Công ước La Haye 1961)
Xác nhận của cơ quan dịch vụ quốc tế hoặc đối tác hợp pháp
📌 Ví dụ thực tế:
Một khách hàng người Pháp cần dịch bằng tốt nghiệp đại học sang tiếng Việt để xin việc tại TP.HCM. Tuy nhiên, bằng tốt nghiệp chỉ là bản copy gửi email. 👉 Văn phòng công chứng yêu cầu bản có Apostille hoặc hợp pháp hóa từ ĐSQ Pháp tại Việt Nam thì mới tiến hành dịch và công chứng.
🧑⚖️ Người dịch đủ điều kiện theo Luật Công chứng
✅ Phải là cộng tác viên dịch thuật đã đăng ký tại tổ chức công chứng ✅ Có văn bằng hoặc chứng chỉ phù hợp với ngôn ngữ ✅ Ký tên vào bản dịch để xác nhận tính chính xác
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về văn phòng công chứng: Cách chọn nơi uy tín khi công chứng di chúc hay hợp đồng
🧾 Quy trình dịch công chứng văn bản nước ngoài
1️⃣ Bước 1 – Chuẩn bị tài liệu
Bản gốc văn bản nước ngoài
Bản hợp pháp hóa lãnh sự hoặc Apostille
CMND/CCCD của người yêu cầu dịch
2️⃣ Bước 2 – Tiến hành dịch bởi người đủ điều kiện
Dịch đúng chuyên ngành (giáo dục, pháp lý, kỹ thuật…)
Đảm bảo ngữ pháp, văn phong phù hợp pháp luật Việt Nam
3️⃣ Bước 3 – Công chứng bản dịch
Công chứng viên kiểm tra đầy đủ giấy tờ
Xác nhận chữ ký người dịch
Đóng dấu công chứng, vào sổ theo quy định
🛡️ Những lưu ý khi dịch văn bản nước ngoài để không bị từ chối
🚫 Không được dịch từ bản PDF, scan hoặc bản chụp
Dù bản sao có rõ nét nhưng nếu không có dấu chứng thực hoặc chưa hợp pháp hóa, văn phòng công chứng sẽ từ chối tiếp nhận.
⚠️ Cẩn trọng với văn bản không rõ nguồn gốc khi dịch văn bản nước ngoài
Không dịch:
Thư viết tay từ người không rõ danh tính
Tài liệu không có dấu xác nhận của cơ quan cấp phát
Bản dịch từ các nguồn không đáng tin cậy (Google Translate…)
💬 Câu hỏi thường gặp khi dịch văn bản nước ngoài
❓ Văn bản do tổ chức nước ngoài cấp có cần hợp pháp hóa không?
➡️ Có, trừ khi văn bản được cấp tại quốc gia có hiệp định miễn hợp pháp hóa với Việt Nam (ví dụ: Pháp, Đức, Hàn Quốc…). Tuy nhiên vẫn phải có dấu xác thực như Apostille.
>>> Xem thêm: Dịch vụ nào giúp bạn tránh “bẫy” pháp lý khi làm sổ đỏ? Khám phá ngay dịch vụ sổ đỏ uy tín!
❓ Thời gian dịch và công chứng bao lâu?
➡️ Thông thường:
📄 Dịch: 1 – 2 ngày làm việc tùy độ dài
✅ Công chứng: Trong ngày hoặc 24 giờ kể từ khi hoàn tất bản dịch
❓ Chi phí công chứng dịch văn bản nước ngoài?
➡️ Mức phí phổ biến:
Phí dịch thuật: 100.000 – 300.000 VNĐ/trang
Phí công chứng: 30.000 – 50.000 VNĐ/lần
Kết luận
📝 Việc dịch văn bản nước ngoài đòi hỏi đầy đủ giấy tờ chứng minh tính hợp pháp như: bản sao có chứng thực, giấy hợp pháp hóa lãnh sự hoặc Apostille. Đồng thời, phải có người dịch đủ điều kiện pháp lý để thực hiện.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy:Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
