Xử lý thế nào khi phát hiện dấu hiệu giả mạo trong công chứng tại địa điểm yêu cầu?
Công chứng ngoài trụ sở được pháp luật cho phép trong những trường hợp đặc biệt nhằm bảo đảm quyền lợi của người dân không thể trực tiếp đến văn phòng công chứng. Tuy nhiên, chính sự linh hoạt này cũng tiềm ẩn nguy cơ phát sinh giả mạo khi công chứng ngoài trụ sở, đặc biệt liên quan đến giấy tờ, chữ ký, năng lực hành vi hoặc ý chí tự nguyện của người yêu cầu công chứng. Trong thực tiễn, nhiều tranh chấp dân sự và vụ việc hình sự bắt nguồn từ việc công chứng tại địa điểm yêu cầu nhưng không kiểm soát được tính xác thực của giao dịch. Do đó, việc nhận diện và xử lý đúng khi phát hiện dấu hiệu giả mạo có ý nghĩa quyết định đối với giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
>>> Xem thêm: Công chứng hợp đồng thuê nhà cho người nước ngoài: tìmvăn phòng công chứng nào để đảm bảo pháp lý?
1. Dấu hiệu giả mạo trong công chứng ngoài trụ sở thường gặp
Trong thực tiễn hành nghề, giả mạo khi công chứng ngoài trụ sở thường biểu hiện dưới một số dạng điển hình sau:
– Giấy tờ nhân thân có dấu hiệu bị sửa chữa, tẩy xóa, thay ảnh – Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản không trùng khớp thông tin – Người ký hợp đồng không đúng là chủ thể có quyền định đoạt – Chữ ký hoặc điểm chỉ không thống nhất, có dấu hiệu ký thay – Người yêu cầu công chứng không nhận thức đầy đủ nội dung giao dịch nhưng vẫn ký
Các dấu hiệu này đặc biệt dễ phát sinh khi công chứng được thực hiện tại nhà riêng, bệnh viện hoặc địa điểm không có điều kiện kiểm tra hồ sơ như tại trụ sở.
2. Nghĩa vụ pháp lý của công chứng viên khi phát hiện dấu hiệu giả mạo
Theo Điều 7 Luật Công chứng 2014, công chứng viên phải hành nghề theo nguyên tắc trung thực, khách quan, tuân thủ pháp luật. Đồng thời, Điều 17 Luật Công chứng 2014 quy định công chứng viên có nghĩa vụ “kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng”.
Đáng chú ý, Khoản 1 Điều 44 Luật Công chứng 2014 nhấn mạnh: “Công chứng viên phải trực tiếp chứng kiến việc giao kết hợp đồng, giao dịch; nếu phát hiện có căn cứ cho rằng hồ sơ yêu cầu công chứng không hợp pháp thì phải từ chối công chứng.”
Như vậy, khi có dấu hiệu giả mạo khi công chứng ngoài trụ sở, công chứng viên không được tiếp tục thực hiện công chứng, kể cả khi các bên vẫn yêu cầu.
3. Các bước xử lý khi phát hiện dấu hiệu giả mạo trong công chứng ngoài trụ sở
3.1. Tạm dừng việc công chứng
Việc đầu tiên và bắt buộc là tạm dừng ngay hoạt động công chứng. Công chứng viên không được: – Cho ký tiếp hợp đồng – Hoàn tất lời chứng – Thu phí để “giữ chỗ” hồ sơ
Việc tiếp tục công chứng trong khi đã có dấu hiệu giả mạo có thể khiến công chứng viên phải chịu trách nhiệm pháp lý.
3.2. Từ chối công chứng theo đúng trình tự
Khoản 4 Điều 44 Luật Công chứng 2014 cho phép công chứng viên từ chối công chứng khi có căn cứ xác định hồ sơ không đủ điều kiện hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật.
Việc từ chối phải được thực hiện: – Có căn cứ rõ ràng – Giải thích lý do cho người yêu cầu công chứng – Lập hồ sơ lưu theo quy định
3.3. Đề nghị xác minh hoặc chuyển hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền
Trong trường hợp dấu hiệu giả mạo vượt quá khả năng xác minh thông thường, công chứng viên có thể: – Đề nghị người yêu cầu công chứng bổ sung, xác minh giấy tờ – Thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng để có hướng xử lý nội bộ – Trường hợp nghiêm trọng, chuyển thông tin cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật
Việc này đặc biệt cần thiết khi giả mạo có dấu hiệu cấu thành tội phạm.
>>> Xem thêm: Kết hợp công chứng hợp đồng vàdịch vụ sang tên sổ đỏ – Tiết kiệm thời gian tối đa
4. Văn bản công chứng đã lập nhưng sau đó phát hiện giả mạo thì xử lý thế nào?
Trong thực tiễn, có trường hợp giả mạo khi công chứng ngoài trụ sở chỉ được phát hiện sau khi văn bản đã được công chứng.
Khi đó: – Văn bản công chứng không còn được bảo đảm giá trị chứng cứ tuyệt đối – Người có quyền, lợi ích liên quan có thể yêu cầu Tòa án hủy văn bản công chứng
Theo Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự được xác lập trên cơ sở giả mạo chủ thể, giả mạo ý chí hoặc giả mạo đối tượng giao dịch có thể bị tuyên vô hiệu.
5. Trách nhiệm pháp lý phát sinh từ giả mạo khi công chứng ngoài trụ sở
5.1. Trách nhiệm của người thực hiện hành vi giả mạo
Tùy tính chất, mức độ vi phạm, người giả mạo có thể phải chịu: – Trách nhiệm dân sự – Trách nhiệm hành chính – Trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật
5.2. Trách nhiệm của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng
Nếu công chứng viên: – Không kiểm tra đầy đủ hồ sơ – Bỏ qua dấu hiệu giả mạo rõ ràng – Thực hiện công chứng ngoài trụ sở trái quy định
thì có thể phải chịu: – Trách nhiệm bồi thường thiệt hại – Trách nhiệm kỷ luật nghề nghiệp – Trách nhiệm pháp lý khác theo Luật Công chứng 2014
6. Người dân cần làm gì để phòng ngừa giả mạo khi công chứng ngoài trụ sở?
Để hạn chế rủi ro, người dân nên: – Lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng uy tín – Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ bản gốc – Không ký giấy tờ khi chưa hiểu rõ nội dung – Không chấp nhận việc ký trước, công chứng sau
Những biện pháp này giúp giảm thiểu nguy cơ phát sinh giả mạo khi công chứng ngoài trụ sở và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên.
Kết luận
Giả mạo khi công chứng ngoài trụ sở là rủi ro pháp lý hiện hữu, đặc biệt trong bối cảnh nhu cầu công chứng lưu động ngày càng gia tăng. Pháp luật không cho phép “linh hoạt bằng mọi giá”, mà đặt ra trách nhiệm nghiêm ngặt đối với công chứng viên trong việc kiểm tra, xác minh và từ chối công chứng khi có dấu hiệu vi phạm. Việc xử lý đúng và kịp thời ngay từ thời điểm phát hiện dấu hiệu giả mạo là yếu tố then chốt để bảo vệ giá trị pháp lý của văn bản công chứng và phòng ngừa tranh chấp về sau.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
