Thành lập văn phòng đại diện: khác gì với chi nhánh?
Trong quá trình mở rộng quy mô hoạt động, nhiều doanh nghiệp băn khoăn không biết nên thành lập văn phòng đại diện hay thành lập chi nhánh để phù hợp với chiến lược kinh doanh của mình. Hai mô hình này tuy có nhiều điểm tương đồng nhưng lại khác nhau rõ rệt về chức năng, quyền hạn và nghĩa vụ pháp lý.
>>> Xem thêm: Người dân nên đếnvăn phòng công chứng khi cần xác lập hợp đồng mua bán nhà đất hợp pháp
⚖️ Căn cứ pháp lý về thành lập văn phòng đại diện
Việc thành lập văn phòng đại diện được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
Luật Doanh nghiệp 2020 – Điều 44, 45, 46 quy định về chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.
Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về hồ sơ, mẫu biểu đăng ký doanh nghiệp.
📘 Khái niệm văn phòng đại diện
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020:
“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”
💡 Hiểu đơn giản: Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi, mà chỉ đóng vai trò liên lạc, xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường hoặc hỗ trợ khách hàng.
📝 Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
📄 Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Căn cứ Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm:
📌 1. Thông báo lập văn phòng đại diện (theo mẫu Phụ lục II-11 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT). 📌 2. Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện. 📌 3. Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện (CMND/CCCD/hộ chiếu). 📌 4. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ. 📌 5. Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật).
💻 Trình tự đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Doanh nghiệp nộp hồ sơ qua hai cách:
✅ Trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi đặt văn phòng đại diện. ✅ Trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
⏳ Thời gian giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
>>> Xem thêm: Khi mua bán nhà đất bạn nên sử dụngdịch vụ sổ đỏđể tránh rủi ro pháp lý
🪪 Nhận kết quả và công bố thông tin
Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Doanh nghiệp cần:
🔹 Treo bảng hiệu văn phòng đại diện đúng quy định. 🔹 Đăng ký mã số thuế phụ thuộc (nếu có nghĩa vụ kê khai thuế). 🔹 Thông báo hoạt động chính thức cho công ty mẹ và cơ quan thuế quản lý.
🏛️ Quyền hạn và nghĩa vụ của văn phòng đại diện
Theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện có các quyền và nghĩa vụ sau:
✅ Đại diện cho doanh nghiệp thực hiện liên hệ, giao dịch, quảng bá, tiếp thị sản phẩm. ✅ Ký kết hợp đồng, giao dịch hành chính trong phạm vi được ủy quyền. ✅ Tuyển dụng nhân viên, tổ chức hoạt động hành chính, lưu trữ hồ sơ.
⚠️ Hạn chế của văn phòng đại diện
❌ Không được trực tiếp kinh doanh sinh lợi (không mua bán hàng hóa, không phát hành hóa đơn). ❌ Không được thực hiện các hoạt động thương mại ngoài phạm vi ủy quyền của công ty mẹ. ❌ Mọi chi phí hoạt động do công ty mẹ chi trả, văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân riêng.
📊 So sánh: Văn phòng đại diện và Chi nhánh
Tiêu chí
Văn phòng đại diện
Chi nhánh
Tư cách pháp lý
Không có tư cách pháp nhân
Không có tư cách pháp nhân
Chức năng chính
Đại diện, xúc tiến thương mại, liên lạc
Thực hiện hoạt động kinh doanh
Hoạt động sinh lợi
❌ Không được phép
✅ Được phép
Con dấu riêng
Có thể đăng ký (nếu cần)
Thường có con dấu riêng
Khai báo thuế
Không phải kê khai thuế GTGT
Phải kê khai và nộp thuế
Ví dụ phù hợp
Mở VPĐD tại tỉnh khác để tiếp xúc khách hàng
Mở chi nhánh tại tỉnh khác để bán hàng, ký hợp đồng
📘 Ví dụ minh họa thực tế
Công ty TNHH Thời Trang ABC có trụ sở tại TP. Hồ Chí Minh, muốn mở một văn phòng đại diện tại Hà Nội để chăm sóc khách hàng và quảng bá thương hiệu.
Sau khi nộp hồ sơ theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, công ty nhận được Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện trong 3 ngày. Văn phòng này chỉ làm nhiệm vụ giới thiệu sản phẩm, hỗ trợ đại lý, không được bán hàng hoặc xuất hóa đơn.
💡 Bài học thực tế: Nếu doanh nghiệp chỉ cần liên hệ, hỗ trợ khách hàng hoặc quảng bá thương hiệu, thì thành lập văn phòng đại diện là lựa chọn tối ưu, tiết kiệm chi phí và thủ tục thuế.
📍 Tên văn phòng đại diện phải gồm “Văn phòng đại diện” + tên doanh nghiệp. 📍 Địa chỉ văn phòng đại diện phải rõ ràng, hợp pháp (không được đặt tại nhà chung cư để ở). 📍 Nếu thay đổi người đứng đầu hoặc địa chỉ văn phòng, doanh nghiệp phải thông báo thay đổi trong 10 ngày. 📍 Không sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng tại văn phòng đại diện (trừ trường hợp chi nhánh).
🏁 Kết luận
Việc thành lập văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi ảnh hưởng, duy trì quan hệ khách hàng và nâng cao hình ảnh thương hiệu — mà không cần tổ chức kinh doanh trực tiếp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng kinh doanh thực tế (ký hợp đồng, bán hàng, thu lợi nhuận), thì nên thành lập chi nhánh thay vì văn phòng đại diện.
👉 Do đó, trước khi quyết định, doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích hoạt động để lựa chọn hình thức phù hợp, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hiệu quả quản lý.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
