Trong thực tiễn giao dịch dân sự – tín dụng, hợp đồng vay có người bảo lãnh thường được công chứng để bảo đảm tính an toàn pháp lý và khả năng chứng minh khi phát sinh tranh chấp. Khi đó, lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng vay có người bảo lãnh giữ vai trò đặc biệt quan trọng, bởi hồ sơ không chỉ phản ánh quan hệ vay mà còn làm rõ ý chí, phạm vi và trách nhiệm bảo lãnh của bên thứ ba.
>>> Xem thêm: Hãy yên tâm rằng mọi hồ sơ của bạn sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng khi đến phòng công chứng nhằm đảm bảo không xảy ra bất cứ sai sót nào.
1. Cơ sở pháp lý về hợp đồng vay có người bảo lãnh và lưu trữ hồ sơ công chứng
1.1. Căn cứ pháp lý về hợp đồng vay và bảo lãnh
Theo Điều 463 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng vay tài sản là sự thỏa thuận giữa các bên.
Theo Điều 335 Bộ luật Dân sự 2015:
“Bảo lãnh là việc người thứ ba cam kết với bên có quyền sẽ thực hiện nghĩa vụ thay cho bên có nghĩa vụ nếu đến hạn mà bên có nghĩa vụ không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ.”
Trong giao dịch vay có bảo lãnh, thường phát sinh đồng thời:
Hợp đồng vay tài sản;
Thỏa thuận bảo lãnh hoặc hợp đồng bảo lãnh.
➡ Đây là loại giao dịch phức hợp, tiềm ẩn nhiều tranh chấp, nên việc công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng có ý nghĩa đặc biệt.
1.2. Căn cứ pháp lý về lưu trữ hồ sơ công chứng
Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014:
“Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm quản lý, lưu trữ hồ sơ công chứng.”
Theo khoản 1 Điều 62 Luật Công chứng 2014:
“Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất 20 năm tại tổ chức hành nghề công chứng.”
➡ Do đó, lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng vay có người bảo lãnh là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc.
2. Thành phần hồ sơ công chứng lưu trữ đối với hợp đồng vay có người bảo lãnh
Khi công chứng hợp đồng vay có người bảo lãnh, hồ sơ công chứng lưu trữ thường bao gồm:
Bản chính hợp đồng vay, hợp đồng bảo lãnh;
Phiếu yêu cầu công chứng;
Bản sao giấy tờ nhân thân của bên vay, bên cho vay và người bảo lãnh;
Tài liệu chứng minh năng lực hành vi dân sự;
Giấy tờ về tài sản bảo đảm (nếu có);
Biên bản giải thích quyền, nghĩa vụ (nếu lập riêng);
Các tài liệu xác minh, trao đổi nghiệp vụ.
➡ Hồ sơ công chứng lưu trữ phản ánh đầy đủ mối quan hệ ba bên và là căn cứ xác định trách nhiệm pháp lý khi xảy ra vi phạm nghĩa vụ vay.
>>> Xem thêm: Với quy trình chuyên nghiệp và minh bạch, dịch vụ làm sổ đỏ tại Hà Nội giúp bạn hoàn tất hồ sơ chỉ trong thời gian ngắn.
3. Vai trò của lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng vay có người bảo lãnh
3.1. Lưu trữ hồ sơ công chứng để xác định phạm vi nghĩa vụ bảo lãnh
Theo Điều 336 Bộ luật Dân sự 2015, phạm vi bảo lãnh có thể bao gồm:
➡ Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ xác định người bảo lãnh bảo lãnh toàn bộ hay một phần nghĩa vụ, có bảo lãnh vô điều kiện hay có giới hạn.
3.2. Lưu trữ hồ sơ công chứng để làm chứng cứ khi khởi kiện
Theo Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, HS công chứng là nguồn chứng cứ.
Trong tranh chấp hợp đồng vay có bảo lãnh, hồ sơ công chứng lưu trữ giúp Tòa án xác định:
Có hay không quan hệ bảo lãnh hợp pháp;
Ý chí tự nguyện của người bảo lãnh;
Thời điểm xác lập nghĩa vụ;
Trách nhiệm liên đới hoặc trách nhiệm thay thế.
➡ Đây là căn cứ trọng yếu khi bên cho vay yêu cầu người bảo lãnh thực hiện nghĩa vụ.
3.3. Lưu trữ hồ sơ công chứng để bảo vệ quyền lợi người bảo lãnh
Không ít trường hợp người bảo lãnh cho rằng mình:
Không được giải thích đầy đủ;
Không hiểu phạm vi nghĩa vụ;
Bị giả mạo chữ ký hoặc ép buộc.
➡ Hồ sơ công chứng lưu trữ giúp kiểm tra quy trình công chứng, tài liệu xác minh, chữ ký, điểm chỉ – từ đó bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người bảo lãnh.
4. Lưu trữ hồ sơ công chứng trong xử lý rủi ro và trách nhiệm bồi thường
Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường nếu có lỗi.
Khi xảy ra tranh chấp vay có bảo lãnh, HS công chứng lưu trữ được dùng để:
Xác định có hay không vi phạm nghiệp vụ;
Đánh giá việc giải thích nghĩa vụ bảo lãnh;
Xem xét trách nhiệm của công chứng viên nếu giao dịch bị vô hiệu.
➡ Việc lưu trữ đầy đủ, khoa học hồ sơ công chứng giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý cho cả tổ chức hành nghề công chứng và các bên tham gia giao dịch.
>>> Xem thêm: Tại sao nhiều người chọn văn phòng chuyên nghiệp để Công chứng ủy quyền?
5. Ví dụ minh họa thực tế
Ví dụ thực tế:
Ông A vay của bà B 3 tỷ đồng, ông C ký hợp đồng bảo lãnh được công chứng. Sau đó, ông A mất khả năng trả nợ. Bà B khởi kiện yêu cầu ông C thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh.
Ông C cho rằng mình chỉ “ký làm chứng”, không hiểu là bảo lãnh toàn bộ nghĩa vụ.
Tòa án trưng cầu Văn phòng công chứng cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ. Hồ sơ thể hiện:
Có hợp đồng bảo lãnh riêng;
Có giấy tờ tùy thân của ông C;
Nội dung hợp đồng ghi rõ bảo lãnh toàn bộ nghĩa vụ;
Có chữ ký xác nhận đã được công chứng viên giải thích quyền, nghĩa vụ.
➡ Tòa án xác định ông C phải thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh theo đúng hợp đồng.
6. Kết luận
Lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng vay có người bảo lãnh không chỉ nhằm đáp ứng nghĩa vụ quản lý nhà nước, mà còn là cơ sở pháp lý then chốt để xác định phạm vi trách nhiệm, ý chí tự nguyện và tính hợp pháp của quan hệ bảo lãnh. Trong bối cảnh tranh chấp vay mượn ngày càng phổ biến, hồ sơ công chứng lưu trữ chính là “chứng cứ lõi” bảo đảm an toàn pháp lý cho cả bên cho vay, bên vay, người bảo lãnh và tổ chức hành nghề công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
