Giấy tờ gốc không hợp pháp, có được công chứng không?
Giấy tờ không hợp pháp công chứng là vấn đề pháp lý thường gặp trong thực tiễn. Nhiều người dân khi mang giấy tờ đến công chứng mới phát hiện tài liệu của mình không đủ điều kiện về tính pháp lý, dẫn đến bị từ chối công chứng. Vậy trong những trường hợp nào giấy tờ không hợp pháp sẽ không được công chứng? Cùng tìm hiểu rõ hơn qua các quy định pháp luật và ví dụ cụ thể dưới đây.
Là các giấy tờ không đáp ứng điều kiện về tính xác thực, tính toàn vẹn và tính hợp lệ theo quy định của pháp luật. Các loại giấy tờ này có thể:
Là bản giả, bị làm giả, bị tẩy xóa
Không còn giá trị pháp lý (hết hạn, bị thu hồi, bị sửa chữa trái luật)
Được cấp không đúng thẩm quyền
Có nội dung vi phạm pháp luật
1.2. Ví dụ minh họa
Chị Lan mang đến Văn phòng công chứng một Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất photo để làm hợp đồng tặng cho. Tuy nhiên, công chứng viên phát hiện giấy chứng nhận thật đã bị cơ quan có thẩm quyền thu hồi từ trước do cấp sai quy trình. Đây là trường hợp giấy tờ không hợp pháp nên bị từ chối công chứng.
2. Quy định pháp luật liên quan đến giấy tờ không hợp pháp công chứng
>>>Xem thêm: Hướng dẫn đầy đủ để bạn tự tin thực hiện công chứng giấy tờ tại nhà
2.1. Luật Công chứng 2014
Theo khoản 4 Điều 40 Luật Công chứng 2014, một trong những căn cứ để công chứng viên từ chối công chứng là:
“Hồ sơ yêu cầu công chứng không đầy đủ, không hợp lệ hoặc có căn cứ rõ ràng cho rằng hợp đồng, giao dịch được xác lập nhằm che giấu một giao dịch khác, trốn tránh nghĩa vụ pháp lý.”
2.2. Nghị định 23/2015/NĐ-CP
Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao từ bản chính chỉ được thực hiện khi:
“Bản chính đầy đủ, nguyên vẹn, không bị sửa chữa, tẩy xóa, không có dấu hiệu bị làm giả.”
Nếu giấy tờ gốc không hợp pháp, công chứng viên không được thực hiện chứng thực hoặc công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan.
Người yêu cầu công chứng chỉ mang bản photo mà không xuất trình bản chính để đối chiếu thì công chứng viên sẽ từ chối công chứng.
Ví dụ thực tế: Anh Minh photo Giấy đăng ký kết hôn để làm thủ tục ủy quyền nhưng không đem theo bản gốc. Công chứng viên không thể xác minh tính hợp pháp, nên không thể tiếp nhận hồ sơ.
3.2. Giấy tờ có dấu hiệu giả mạo
Nếu công chứng viên phát hiện giấy tờ giả mạo con dấu, chữ ký, bị chỉnh sửa nội dung, họ sẽ từ chối công chứng để đảm bảo tính minh bạch và phòng ngừa vi phạm pháp luật.
3.3. Giấy tờ do cơ quan không có thẩm quyền cấp
Giấy tờ do đơn vị không có thẩm quyền cấp sẽ bị coi là không hợp pháp, không đủ điều kiện làm căn cứ công chứng.
Ví dụ minh họa: Một người nộp “quyết định công nhận quyền sử dụng đất” do UBND cấp xã ban hành sau năm 2004 (thẩm quyền không còn phù hợp). Công chứng viên sẽ từ chối vì giấy tờ này không còn giá trị.
4. Cách xử lý khi bị từ chối công chứng do giấy tờ không hợp pháp
Người dân nên đối chiếu với cơ quan cấp giấy để xác minh giấy tờ còn hiệu lực, được cấp đúng thẩm quyền hay không.
4.2. Xin cấp lại giấy tờ hợp lệ
Trong nhiều trường hợp như mất bản chính, hư hỏng giấy tờ… người yêu cầu công chứng nên liên hệ cơ quan chức năng xin cấp lại giấy tờ hợp pháp trước khi làm thủ tục công chứng.
4.3. Nhờ công chứng viên tư vấn trước
Để tránh mất thời gian và công sức, bạn có thể gửi trước bản scan hoặc hình ảnh giấy tờ qua email/zalo cho văn phòng công chứng để được tư vấn nhanh về khả năng chấp nhận hồ sơ.
5. Lời khuyên để tránh rơi vào tình huống giấy tờ không hợp pháp công chứng
Không sử dụng bản sao chụp, bản scan khi yêu cầu công chứng nếu không có bản gốc đi kèm
Kiểm tra giấy tờ còn hiệu lực và được cấp đúng thẩm quyền
Tránh dùng giấy tờ bị tẩy xóa, chỉnh sửa, dán đè
Nếu giấy tờ đã cũ, mờ chữ hoặc rách, nên xin cấp lại bản mới
Việc công chứng giấy tờ không hợp pháp là không được phép theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành. Người dân cần trang bị kiến thức về tính hợp pháp của giấy tờ và quy trình công chứng để tránh bị từ chối, trì hoãn giao dịch. Hãy luôn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và tham khảo ý kiến từ công chứng viên uy tín để đảm bảo quyền lợi của mình.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
