Nhu cầu công chứng sơ yếu lý lịch tăng mạnh khi người dân nộp hồ sơ xin việc, hồ sơ du học, hoặc thủ tục hành chính yêu cầu tài liệu xác minh nhân thân. Tuy nhiên, không phải mọi bản sơ yếu lý lịch đều được công chứng chấp nhận ngay; nhiều trường hợp bị từ chối do sai thông tin, thiếu xác nhận hoặc nội dung không phù hợp quy định pháp luật. Việc hiểu rõ lý do bị từ chối và cách xử lý sẽ giúp người nộp hồ sơ tránh mất thời gian, hạn chế đi lại nhiều lần. Bài viết dưới đây phân tích cụ thể các nguyên nhân, căn cứ pháp luật và giải pháp nhanh nhất để hoàn thiện hồ sơ.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng có hỗ trợ công chứng ngoài giờ hành chính không?
1. Công chứng sơ yếu lý lịch là gì? Có bắt buộc không?
Sơ yếu lý lịch là văn bản chứa thông tin nhân thân, trình độ, quá trình học tập – làm việc của một cá nhân. Tùy mục đích, văn bản này có thể cần:
Chứng thực chữ ký, hoặc
Chứng thực bản sao (nếu là mẫu có thông tin xác nhận của cơ quan, tổ chức).
Theo “Nghị định 23/2015/NĐ-CP”, chứng thực sơ yếu lý lịch chỉ được thực hiện khi người ký tự chịu trách nhiệm về nội dung và ký trước mặt người chứng thực. Không phải mọi trường hợp đều cần xác nhận của địa phương, trừ khi cơ quan tiếp nhận hồ sơ yêu cầu.
(1) Thông tin nhân thân không khớp với giấy tờ tùy thân
Công chứng viên có quyền từ chối nếu:
Họ tên, ngày sinh, số CCCD không trùng với giấy tờ xuất trình.
Có dấu hiệu giả mạo hoặc sửa chữa.
(2) Nội dung kê khai không đúng sự thật
Theo “Luật Công chứng 2014”, công chứng viên không chứng nhận văn bản có nội dung vi phạm pháp luật hoặc sai sự thật rõ ràng. Ví dụ: Khai chưa từng làm việc tại công ty A, trong khi tài liệu kèm theo có xác nhận trái ngược.
(3) Ký sẵn, không ký trước mặt công chứng viên
Sơ yếu lý lịch ký trước ở nhà bị từ chối ngay vì không đáp ứng điều kiện “ký trước mặt người chứng thực”.
(4) Thiếu ảnh hoặc dùng mẫu cũ không đúng chuẩn
Một số cơ quan tiếp nhận yêu cầu mẫu mới, có ảnh 4×6 và dấu giáp lai. Trường hợp này công chứng viên không thể chứng thực nếu mẫu bị thiếu thông tin bắt buộc.
(5) Không có mục xác nhận của cơ quan nơi cư trú nhưng người dân yêu cầu chứng thực
Nhiều người nhầm lẫn giữa xác nhận của UBND và chứng thực chữ ký. Công chứng viên chỉ được chứng thực chữ ký, không được xác nhận nội dung.
Theo quy định, văn bản bị chỉnh sửa bằng viết tay, tẩy xóa, dán đè sẽ không được chứng thực.
>>> Xem thêm: Những thay đổi pháp lý mới vềCông chứng di chúc bạn cần biết
3. Căn cứ pháp lý quy định việc công chứng sơ yếu lý lịch
“Luật Công chứng 2014”: quy định quyền và nghĩa vụ của công chứng viên, nguyên tắc chứng thực.
“Nghị định 23/2015/NĐ-CP”: quy định chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký.
“Luật Hộ tịch 2014” (liên quan trường hợp cần UBND xác nhận nhân thân).
Các văn bản này đều yêu cầu người ký chịu trách nhiệm về nội dung sơ yếu lý lịch, công chứng viên chỉ chứng thực chữ ký – không xác nhận nội dung đúng/sai.
4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng sơ yếu lý lịch
CCCD gắn chip hoặc hộ chiếu bản gốc.
Sơ yếu lý lịch mẫu theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Không khai thông tin sai sự thật – có thể bị từ chối hoặc xử lý theo pháp luật.
Kiểm tra đầy đủ ngày tháng, chữ ký, dán ảnh đúng vị trí (nếu yêu cầu).
Không sử dụng mẫu photocopy mờ, rách, thiếu trang.
Nếu dùng cho hồ sơ đi nước ngoài, có thể cần bản dịch công chứng sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ khác.
Một số cơ quan yêu cầu xác nhận của UBND phường, không chấp nhận chỉ chứng thực chữ ký – cần kiểm tra trước.
7. Kết luận
Công chứng sơ yếu lý lịch là thủ tục đơn giản nhưng dễ phát sinh lỗi khiến hồ sơ bị từ chối. Hiểu rõ các nguyên nhân, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và khai thông tin chính xác sẽ giúp quá trình chứng thực diễn ra nhanh chóng, đúng pháp luật.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
