Công chứng giấy tờ trực tuyến: Tương lai của thủ tục hành chính?
Công chứng trực tuyến là một xu hướng mới trong cải cách hành chính, giúp người dân thực hiện thủ tục công chứng dễ dàng, tiết kiệm thời gian và chi phí. Trong thời đại số hóa, việc áp dụng công nghệ vào lĩnh vực công chứng không chỉ là giải pháp tình thế trong đại dịch mà còn là bước tiến dài hướng đến nền hành chính công minh bạch, hiện đại. Tuy nhiên, hình thức này liệu đã được pháp luật Việt Nam thừa nhận? Thủ tục ra sao và có những giới hạn gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.
1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh công chứng trực tuyến
1.1. Luật Công chứng và văn bản liên quan
Luật Công chứng 2014 hiện vẫn là cơ sở pháp lý chính điều chỉnh hoạt động công chứng. Tuy nhiên, luật chưa có quy định cụ thể về công chứng trực tuyến.
Nghị quyết số 17/NQ-CP năm 2019 về Chính phủ điện tử, thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công.
Quyết định 468/QĐ-TTg năm 2021 về phê duyệt danh mục dịch vụ công trực tuyến tích hợp trên Cổng dịch vụ công quốc gia – trong đó có công chứng.
1.2. Hướng dẫn thí điểm và triển khai thực tế
Một số địa phương đã bắt đầu thí điểm đặt lịch công chứng online, gửi hồ sơ trước qua mạng và thậm chí ký số trong nội bộ doanh nghiệp, nhưng vẫn chưa có mô hình công chứng hoàn toàn trực tuyến được triển khai đồng bộ.
Công chứng trực tuyến là hình thức người dân gửi yêu cầu công chứng, nộp hồ sơ, tra cứu và nhận kết quả công chứng qua môi trường mạng (một phần hoặc toàn bộ quy trình). Hình thức này có thể bao gồm:
Đặt lịch công chứng online
Gửi hồ sơ scan qua cổng dịch vụ công
Ký điện tử và xác nhận chữ ký qua nền tảng số
Nhận kết quả công chứng qua bản mềm hoặc chuyển phát tận nơi
Ví dụ minh họa thực tế: Tại TP.HCM, Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ cho phép khách hàng gửi hồ sơ trước qua Zalo, Email, đặt lịch hẹn công chứng online. Khi tới nơi, khách hàng chỉ cần đối chiếu giấy tờ và ký văn bản, tiết kiệm đáng kể thời gian chờ đợi.
Người dân không phải xếp hàng chờ đợi hoặc đi lại nhiều lần, đặc biệt với những người ở xa trung tâm, người cao tuổi hoặc doanh nghiệp cần công chứng nhiều hồ sơ.
3.2. Tăng tính minh bạch
Hệ thống lưu trữ điện tử giúp tránh thất lạc, sai sót, đồng thời tạo cơ sở dữ liệu minh bạch và dễ kiểm tra, tra cứu.
3.3. Tối ưu hóa vận hành tổ chức công chứng
Các văn phòng công chứng có thể quản lý hồ sơ hiệu quả, giảm tải công việc thủ công, tập trung vào các giao dịch phức tạp cần chuyên môn sâu.
Hiện nay, Luật Công chứng 2014 chưa thừa nhận hình thức công chứng online hoàn toàn. Điều này khiến công chứng trực tuyến chỉ dừng lại ở bước hỗ trợ thủ tục chứ không thay thế công chứng truyền thống.
4.2. Vấn đề xác thực danh tính
Việc xác minh danh tính người ký là rào cản lớn nhất khi thực hiện công chứng online. Các hệ thống xác thực điện tử (CA, OTP, chữ ký số…) chưa được ứng dụng rộng rãi trong dân cư.
4.3. Bảo mật thông tin
Cần có hệ thống bảo mật nghiêm ngặt để tránh lộ lọt hồ sơ, hợp đồng – vốn là những tài liệu mang tính pháp lý và tài sản rất cao.
5. Giải pháp thúc đẩy công chứng trực tuyến tại Việt Nam
>>> Xem thêm: Đừng để giấy tờ làm khó bạn! Văn phòng công chứng này sẽ giúp bạn trong 5 phút
Sửa đổi Luật Công chứng để bổ sung quy định về công chứng điện tử và ký số
Triển khai đồng bộ hệ thống xác thực định danh điện tử (VNeID, chữ ký số công dân)
Đào tạo công chứng viên và người dân sử dụng hệ thống công chứng trực tuyến
Tích hợp dữ liệu tài sản, nhân thân, giao dịch giữa các cơ quan như Tư pháp, Thuế, Tài nguyên – Môi trường
6. Công chứng trực tuyến có thay thế hoàn toàn truyền thống?
Trong tương lai, công chứng trực tuyến có thể thay thế một phần lớn các giao dịch đơn giản, lặp đi lặp lại như chứng thực chữ ký, hợp đồng thuê nhà, ủy quyền… Tuy nhiên, với các hồ sơ phức tạp, đòi hỏi sự tư vấn, đối chiếu giấy tờ gốc, công chứng truyền thống vẫn giữ vai trò chủ đạo.
>>> Xem thêm: Bí quyết sang tên sổ đỏ nhanh gọn mà ít người biết – Khám phá ngay dịch vụ sang tên sổ đỏ!
Công chứng trực tuyến đang mở ra một hướng đi mới cho cải cách thủ tục hành chính tại Việt Nam. Dù còn nhiều rào cản pháp lý và kỹ thuật, đây chắc chắn sẽ là xu hướng tất yếu trong tương lai gần. Để chuẩn bị, người dân nên làm quen với các nền tảng hỗ trợ công chứng online, đồng thời lựa chọn các văn phòng công chứng uy tín, chuyên nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ số.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
