Các lỗi thường gặp khi đi công chứng giấy tờ và cách khắc phục
Lỗi công chứng là một trong những nguyên nhân khiến giao dịch dân sự bị chậm trễ, thậm chí vô hiệu. Rất nhiều người dân gặp khó khăn khi đi công chứng vì thiếu hiểu biết về quy trình, giấy tờ cần thiết hoặc mắc lỗi chủ quan trong quá trình thực hiện. Bài viết này sẽ chỉ ra các lỗi phổ biến khi đi công chứng và hướng dẫn cách khắc phục hiệu quả, căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành.
1.1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động công chứng
Hoạt động công chứng hiện nay được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
Luật Công chứng 2014 (đặc biệt các điều 2, 4, 41, 51…)
Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và hợp đồng, giao dịch
Các thông tư hướng dẫn của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp từng địa phương
1.2. Vai trò của pháp luật trong kiểm soát lỗi công chứng
Pháp luật không chỉ quy định về trình tự, thủ tục công chứng mà còn là cơ sở xác định lỗi công chứng, giúp các tổ chức hành nghề công chứng từ chối những trường hợp sai phạm như:
Thiếu giấy tờ
Không đầy đủ chủ thể tham gia giao dịch
Nội dung vi phạm pháp luật hoặc đạo đức xã hội
Nhờ các quy định chặt chẽ này, công chứng viên có căn cứ pháp lý rõ ràng để xử lý hoặc từ chối các hồ sơ sai sót, góp phần bảo vệ quyền lợi cho các bên liên quan.
Đây là lỗi công chứng phổ biến nhất. Nhiều người khi đi công chứng hợp đồng, di chúc, giấy ủy quyền… thường mang thiếu giấy tờ gốc, giấy tờ tùy thân hoặc hồ sơ liên quan.
Ví dụ thực tế: Ông Nam đến công chứng hợp đồng cho thuê nhà nhưng không mang theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ). Công chứng viên buộc phải từ chối tiếp nhận hồ sơ, làm mất thời gian cả hai bên.
Cách khắc phục:
Chuẩn bị danh mục giấy tờ cụ thể cho từng loại giao dịch (sổ đỏ, CCCD, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân…)
Có thể gọi trước cho văn phòng công chứng để được tư vấn hồ sơ cần chuẩn bị
Ví dụ thực tế: Bà Mai mang CMND cũ (hết hạn 15 năm) đi công chứng hợp đồng mua bán xe, trong khi trên giấy đăng ký xe là số CCCD mới. Kết quả: hồ sơ bị trả lại.
Cách khắc phục:
Kiểm tra hạn sử dụng của giấy tờ trước khi mang đi công chứng
Sử dụng giấy tờ cùng một loại thông tin nhận dạng (ưu tiên CCCD mới nếu đã đổi)
Nếu có thay đổi, nên có giấy xác nhận số CMND cũ và mới
2.3. Lỗi công chứng không có mặt đầy đủ các bên tham gia
Công chứng viên buộc phải từ chối công chứng nếu một trong các bên không có mặt hoặc không chứng minh được lý do vắng mặt hợp pháp.
Ví dụ minh họa: Anh Hưng muốn công chứng hợp đồng tặng cho đất cho em trai nhưng chỉ một mình anh đến văn phòng công chứng. Hồ sơ bị từ chối vì thiếu bên nhận tài sản.
Cách khắc phục:
Đảm bảo các bên ký kết hợp đồng đều có mặt
Trường hợp vắng mặt phải có văn bản ủy quyền hợp pháp, có công chứng
2.4. Lỗi công chứng nội dung hợp đồng vi phạm pháp luật hoặc đạo đức
Công chứng viên có quyền từ chối nếu nội dung giao dịch trái quy định pháp luật, ví dụ: chuyển nhượng quyền sử dụng đất thuộc diện tranh chấp, tài sản đang bị kê biên.
Cách khắc phục:
Chỉ lập hợp đồng, giao dịch đối với tài sản rõ ràng về quyền sở hữu, không tranh chấp
Tìm hiểu trước giới hạn pháp lý của giao dịch
>>>Xem thêm: Bật mí cách chuẩn bị hồ sơ để không bị chờ lâu tạivăn phòng công chứng.
2.5. Lỗi công chứng nhầm lẫn trong văn bản công chứng
Nhiều trường hợp xảy ra lỗi đánh máy, sai tên, nhầm số tờ – thửa đất, sai số CMND… trong văn bản công chứng.
Cách khắc phục:
Đọc kỹ nội dung văn bản trước khi ký
Nếu phát hiện lỗi, yêu cầu sửa ngay tại chỗ
Với văn bản đã công chứng, có thể đề nghị lập văn bản sửa đổi, bổ sung theo quy định tại Điều 51 Luật Công chứng 2014
Liên hệ trước với văn phòng công chứng để được hướng dẫn hồ sơ cụ thể
Đọc kỹ, kiểm tra thông tin cá nhân và tài sản trước khi ký
Mang theo bản gốc và bản sao đầy đủ
Hỏi rõ nếu không hiểu điều khoản trong văn bản
Giữ lại biên lai, chứng từ sau khi công chứng
Kết luận
Hiểu rõ các lỗi công chứng thường gặp và cách khắc phục là bước quan trọng giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tránh rủi ro pháp lý. Công chứng là thủ tục mang tính pháp lý cao nên cần được thực hiện cẩn thận, minh bạch và đúng quy định.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
