Lưu trữ hồ sơ trong hoạt động công chứng là khâu bắt buộc nhằm bảo đảm giá trị pháp lý, tính an toàn và khả năng tra cứu khi phát sinh tranh chấp. Trong thực tiễn, các văn bản có nhiều người làm chứng càng đòi hỏi quy trình lưu giữ chặt chẽ, chính xác. Việc hiểu rõ quy định pháp luật giúp cá nhân và tổ chức bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.
>>> Xem thêm: Vai trò của Văn phòng công chứng trong việc bảo đảm tính xác thực của hợp đồng là gì?
I. Khái niệm và ý nghĩa của Lưu trữ hồ sơ 📌
Trong hoạt động công chứng, Lưu trữ hồ sơ được hiểu là việc sắp xếp, bảo quản và quản lý toàn bộ giấy tờ, văn bản đã được công chứng theo trình tự luật định.
Ý nghĩa pháp lý:
Bảo đảm giá trị chứng cứ của văn bản công chứng
Phục vụ việc tra cứu, đối chiếu khi có tranh chấp
Là căn cứ xác định trách nhiệm của công chứng viên
II. Căn cứ pháp lý về Lưu trữ hồ sơ công chứng ⚖️
Theo Luật Công chứng năm 2014, hồ sơ công chứng phải được lưu giữ tại tổ chức hành nghề công chứng theo đúng thời hạn và hình thức quy định.
Nội dung hồ sơ bao gồm:
Phiếu yêu cầu công chứng
Dự thảo hợp đồng, giao dịch
Bản sao giấy tờ tùy thân
Văn bản có chữ ký của người làm chứng (nếu có)
Việc lưu trữ là nghĩa vụ bắt buộc, không phụ thuộc vào giá trị hay loại giao dịch.
>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói được triển khai theo quy trình pháp lý nào để đảm bảo tính thống nhất của hồ sơ?
III. Thời hạn Lưu trữ hồ sơ trong trường hợp có nhiều người làm chứng ⏳
Pháp luật quy định thời hạn lưu trữ tối thiểu đối với hồ sơ công chứng là 20 năm, một số trường hợp phải lưu trữ vĩnh viễn.
Đối với văn bản có nhiều người làm chứng:
Mỗi người làm chứng đều phải có giấy tờ kèm theo
Chữ ký và thông tin phải thống nhất trong toàn bộ hồ sơ
Việc Lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo không thất lạc bất kỳ tài liệu nào
IV. Quy trình Lưu trữ hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng 🏢
Đối với hợp đồng có nhiều người làm chứng, hồ sơ sẽ được kiểm tra kỹ hơn trước khi đưa vào kho lưu trữ nhằm hạn chế rủi ro pháp lý.
V. Ví dụ thực tế về Lưu trữ hồ sơ công chứng 📑
Một hợp đồng di chúc được lập tại văn phòng công chứng, có ba người làm chứng theo yêu cầu của người lập di chúc. Toàn bộ giấy tờ tùy thân, chữ ký của ba người làm chứng và nội dung xác nhận đều được đưa vào hệ thống lưu trữ.
Sau nhiều năm, khi phát sinh tranh chấp thừa kế, hồ sơ được trích xuất đầy đủ, giúp Tòa án có căn cứ xác định tính hợp pháp của di chúc.
VI. Vai trò của Lưu trữ hồ sơ trong bảo vệ quyền lợi các bên 🛡️
Lưu trữ không chỉ là nghĩa vụ hành chính mà còn là công cụ bảo vệ quyền lợi hợp pháp của:
Người yêu cầu công chứng
Người làm chứng
Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng
Hồ sơ được lưu giữ đầy đủ giúp hạn chế tranh chấp, giảm rủi ro pháp lý và nâng cao tính minh bạch.
Lưu trữ đúng quy định là nền tảng bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản công chứng, đặc biệt trong các giao dịch có nhiều người làm chứng. Lưu trữ hồ sơ đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của tất cả các bên liên quan.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
