Công chứng phiếu lý lịch tư pháp khi hồ sơ thiếu thông tin
Khi thực hiện thủ tục kê khai, xin việc, xuất khẩu lao động hoặc định cư nước ngoài, nhu cầu công chứng lý lịch tư pháp ngày càng tăng mạnh. Tuy nhiên, không ít người rơi vào tình huống hồ sơ bị thiếu thông tin, sai lệch dữ liệu hoặc không đủ giấy tờ để chứng minh nhân thân, khiến quá trình công chứng bị chậm trễ. Vậy trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, liệu người dân có thể tiếp tục công chứng hay cần bổ sung gì thêm? Bài viết dưới đây phân tích rõ căn cứ pháp lý, quy trình thực hiện và những giải pháp hiệu quả nhất để xử lý.
>>> Xem thêm: Chọnvăn phòng công chứng uy tín: Giải pháp an toàn khi giao dịch nhà đất tiền tỷ
1. Lý lịch tư pháp và yêu cầu công chứng: Khung pháp lý điều chỉnh
Phiếu lý lịch tư pháp được quy định trong “Luật Lý lịch tư pháp 2009”, là văn bản ghi nhận tình trạng án tích, cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc thông tin pháp lý liên quan đến cá nhân. Khi phô tô để nộp hồ sơ, nhiều cơ quan yêu cầu phải chứng thực hoặc công chứng bản sao để đảm bảo tính xác thực.
Theo “Luật Công chứng 2014”, công chứng viên chỉ được chứng nhận tính chính xác của bản sao nếu bản chính hợp lệ và đủ thông tin nhận diện. Điều này đồng nghĩa: nếu lý lịch tư pháp bị mờ, sai sót, hoặc giấy tờ nhân thân đi kèm không đầy đủ thì hồ sơ dễ bị từ chối.
2. Vì sao hồ sơ công chứng lý lịch tư pháp thường bị thiếu thông tin?
Một số nguyên nhân phổ biến:
(a) Thiếu giấy tờ nhân thân
Không mang theo “Căn cước công dân/CMTND”, hộ chiếu bản gốc.
Không có giấy tờ chứng minh nơi cư trú khi cần xác minh.
(b) Phiếu lý lịch tư pháp sai hoặc chưa đầy đủ
Sai họ tên, ngày sinh.
Thiếu thông tin nơi cư trú.
Thông tin không trùng khớp với dữ liệu trong căn cước công dân.
(c) Không cung cấp được bản chính
Theo “Điều 75 Luật Công chứng 2014”, công chứng viên chỉ được chứng thực bản sao từ bản chính hợp lệ. Trường hợp chỉ có bản scan, bản photo hoặc bản lưu điện tử không chính thức sẽ không được công chứng.
Tuy nhiên, người dân vẫn có giải pháp khắc phục mà không cần xin lại toàn bộ hồ sơ nếu biết xử lý đúng cách.
>>> Xem thêm: Những quyền lợi bạn nhận được khi thực hiệnthừa kế chính thức
4. Giải pháp khắc phục hồ sơ thiếu thông tin khi cần công chứng lý lịch tư pháp
4.1. Bổ sung giấy tờ nhân thân
Người dân cần chuẩn bị đầy đủ:
“Căn cước công dân hoặc hộ chiếu bản gốc”
“Sổ hộ khẩu” (nếu có bản giấy); hoặc cung cấp thông tin cư trú để công chứng viên tra cứu qua Cơ sở dữ liệu dân cư.
Giấy tờ chứng minh nhân thân đặc thù (ví dụ: giấy xác nhận thông tin cư trú trong trường hợp CCCD chưa cập nhật).
4.2. Xin cấp lại hoặc chỉnh sửa phiếu lý lịch tư pháp
Khi phát hiện sai thông tin, có thể thực hiện:
Nộp hồ sơ yêu cầu cấp lại phiếu tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia hoặc Sở Tư pháp.
Trường hợp thông tin cư trú sai, bổ sung bằng giấy xác nhận từ Công an xã/phường.
4.3. Sử dụng bản điện tử có mã định danh
Theo quy định của Bộ Tư pháp, một số địa phương đã cho phép sử dụng lý lịch tư pháp điện tử có mã QR. Công chứng viên có thể đối chiếu trên hệ thống để đảm bảo tính hợp lệ, giúp giảm yêu cầu giấy tờ.
4.4. Trường hợp khẩn cấp: Có thể xin công chứng bản sao từ bản gốc chưa hoàn chỉnh không?
Trong thực tiễn, một số phòng công chứng vẫn xem xét nếu:
Thiếu thông tin không ảnh hưởng đến nội dung pháp lý chính.
Có giấy tờ kèm theo chứng minh tính chính xác (ví dụ: giấy khai sinh để đối chiếu ngày sinh).
Tuy nhiên, quyền quyết định thuộc công chứng viên, căn cứ theo “Điều 75 và Điều 77 Luật Công chứng 2014”.
5. Lưu ý quan trọng để tránh bị từ chối công chứng lý lịch tư pháp
Đảm bảo phiếu lý lịch tư pháp còn hiệu lực (thông thường 6 tháng tùy hồ sơ).
Không sử dụng bản photo màu giả bản chính—các phòng công chứng có quyền từ chối.
Kiểm tra kỹ thông tin trước khi rời khỏi Sở Tư pháp.
Luôn mang theo bản chính căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
Giữ lại mã số hồ sơ để thuận tiện tra cứu và cấp lại nhanh.
Kết luận
Việc công chứng lý lịch tư pháp khi hồ sơ thiếu thông tin không phải lúc nào cũng bị từ chối, nhưng đòi hỏi người dân phải bổ sung đầy đủ giấy tờ và khắc phục kịp thời các sai sót. Nắm rõ căn cứ pháp lý và các bước xử lý sẽ giúp việc công chứng diễn ra nhanh chóng, tránh ảnh hưởng đến hồ sơ học tập, xuất khẩu lao động, việc làm hoặc thủ tục hành chính quan trọng khác.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
