Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ pháp lý quan trọng để xác minh tính hợp pháp của giao dịch, bảo vệ quyền lợi các bên và phục vụ hoạt động tố tụng. Khi xảy ra cháy nổ làm hư hỏng hoặc mất hồ sơ công chứng, không chỉ phát sinh rủi ro dân sự mà còn kéo theo trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng và cá nhân liên quan.
>>> Xem thêm: Đội ngũ chuyên môn cao tại địa chỉ công chứng sẽ tư vấn kỹ lưỡng mọi trường hợp của bạn.
1. Hồ sơ công chứng lưu trữ là gì và vì sao phải bảo đảm an toàn trước nguy cơ cháy nổ?
1.1. Khái niệm và ý nghĩa của hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm quản lý, lưu trữ hồ sơ công chứng.
Hồ sơ công chứng lưu trữ bao gồm:
Bản chính văn bản công chứng;
Phiếu yêu cầu công chứng;
Bản sao giấy tờ nhân thân, giấy tờ về tài sản;
Tài liệu xác minh, biên bản làm việc, bản ghi chép nghiệp vụ.
➡ Hồ sơ công chứng lưu trữ là nguồn chứng cứ đặc biệt, phục vụ giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo, thanh tra, kiểm tra.
1.2. Nghĩa vụ bảo đảm an toàn hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo khoản 1 Điều 62 Luật Công chứng 2014:
“Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất 20 năm tại tổ chức hành nghề công chứng.”
Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản an toàn hồ sơ công chứng, không để mất, hư hỏng.
➡ Do đó, cháy nổ làm mất hồ sơ công chứng lưu trữ bị xem là sự kiện xâm phạm nghĩa vụ quản lý, bảo quản hồ sơ.
2. Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị cháy nổ
2.1. Trách nhiệm dân sự bồi thường thiệt hại
Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014:
“Tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra trong quá trình công chứng.”
Kết hợp với Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015, chủ thể gây thiệt hại phải bồi thường khi có lỗi.
➡ Nếu cháy nổ xảy ra do không bảo đảm điều kiện phòng cháy chữa cháy, lưu trữ không đúng quy định, tổ chức hành nghề công chứng có thể phải:
Bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng;
Bồi thường chi phí khôi phục hồ sơ, chứng cứ;
Bồi thường thiệt hại phát sinh từ việc không thể chứng minh quyền, nghĩa vụ.
2.2. Trách nhiệm hành chính
Theo quy định về xử phạt trong lĩnh vực công chứng và lưu trữ, hành vi:
Không bảo quản an toàn hồ sơ;
Làm mất, hư hỏng hồ sơ công chứng;
có thể bị xử phạt hành chính, kèm theo:
Buộc khắc phục hậu quả;
Tăng cường biện pháp bảo quản;
Xem xét trách nhiệm người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng.
➡ Cháy nổ không đương nhiên loại trừ trách nhiệm nếu xác định có lỗi trong quản lý, phòng ngừa rủi ro.
2.3. Trách nhiệm kỷ luật và trách nhiệm nghề nghiệp
Theo Điều 73 và Điều 74 Luật Công chứng 2014, cơ quan quản lý nhà nước có quyền thanh tra, xử lý vi phạm.
Một văn phòng công chứng lưu trữ hồ sơ trong phòng kho cũ, không có hệ thống báo cháy. Sự cố chập điện ban đêm gây cháy lớn, thiêu hủy toàn bộ hồ sơ công chứng hơn 10 năm.
Nhiều khách hàng đang tranh chấp đất đai không thể trích lục hồ sơ. Một số vụ kiện không đủ chứng cứ, gây thiệt hại nghiêm trọng.
Cơ quan thanh tra kết luận:
Văn phòng công chứng không bảo đảm điều kiện phòng cháy;
Không có phương án sao lưu hồ sơ.
➡ Văn phòng bị xử phạt hành chính, buộc bồi thường thiệt hại cho người dân và người đứng đầu bị xem xét trách nhiệm nghề nghiệp.
6. Kết luận
Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị cháy nổ không chỉ dừng lại ở sự cố bất khả kháng. Nếu có căn cứ cho thấy thiếu biện pháp bảo quản, phòng ngừa, tổ chức hành nghề công chứng phải đối mặt với trách nhiệm dân sự, hành chính và nghề nghiệp. Do đó, bảo đảm an toàn hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, gắn trực tiếp với uy tín và trách nhiệm bồi thường của tổ chức hành nghề công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
