Lưu trữ hồ sơ trong hoạt động công chứng là một khâu bắt buộc nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế và bất động sản. Thông qua việc lưu giữ đầy đủ, chính xác hồ sơ, cơ quan công chứng có thể kiểm soát rủi ro, phát hiện hành vi gian dối và ngăn chặn các giao dịch che giấu. Đây cũng là cơ sở quan trọng để giải quyết tranh chấp phát sinh trong tương lai.
>>> Xem thêm: Việc kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch tại Văn phòng công chứngđược thực hiện như thế nào?
I. Lưu trữ hồ sơ trong hoạt động công chứng là gì? 🗄️
Trong lĩnh vực công chứng, Lưu trữ hồ sơ được hiểu là việc bảo quản toàn bộ văn bản công chứng, giấy tờ liên quan và dữ liệu nghiệp vụ theo trình tự, thời hạn luật định.
Theo Luật Công chứng năm 2014, hồ sơ công chứng bao gồm hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, bản sao giấy tờ tùy thân, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng và các tài liệu khác có liên quan. Việc lưu giữ giúp đảm bảo tính toàn vẹn, không bị chỉnh sửa hay thất lạc.
II. Căn cứ pháp lý về Lưu trữ hồ sơ và trách nhiệm công chứng viên 📜
Lưu trữ hồ sơ được quy định chặt chẽ tại Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Công chứng viên có trách nhiệm:
Lập hồ sơ đầy đủ cho từng hợp đồng, giao dịch
Sắp xếp, bảo quản hồ sơ theo thời hạn luật định
Không được tự ý hủy, sửa đổi hoặc tiết lộ nội dung hồ sơ
⚠️ Việc vi phạm nghĩa vụ lưu trữ có thể dẫn đến trách nhiệm kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bồi thường thiệt hại nếu gây hậu quả pháp lý cho người yêu cầu công chứng.
>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ hồng được áp dụng theo những quy định pháp luật nào về quyền sở hữu nhà ở hiện nay?
III. Lưu trữ hồ sơ và mối liên hệ với giao dịch che giấu 🚫
Lưu trữ hồ sơ có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc phát hiện và ngăn chặn giao dịch che giấu. Giao dịch che giấu thường xảy ra khi các bên cố tình lập hợp đồng giả tạo nhằm che đậy một giao dịch khác, phổ biến trong mua bán nhà đất, chuyển nhượng tài sản để trốn thuế hoặc tẩu tán tài sản.
Một bên lập hợp đồng “tặng cho” quyền sử dụng đất nhưng thực chất là mua bán có trả tiền. Khi phát sinh tranh chấp, cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào hồ sơ công chứng đã được lưu trữ để đối chiếu chữ ký, thời điểm, lời chứng và các giấy tờ kèm theo, từ đó làm rõ bản chất giao dịch.
IV. Giá trị pháp lý của Lưu trữ hồ sơ trong giải quyết tranh chấp ⚖️
Lưu trữ hồ sơ là nguồn chứng cứ quan trọng khi xảy ra tranh chấp dân sự hoặc khi cơ quan tố tụng yêu cầu cung cấp tài liệu.
Hồ sơ công chứng được lưu trữ hợp pháp có giá trị:
Chứng minh nội dung giao dịch đã được xác lập
Xác định ý chí tự nguyện của các bên
Làm căn cứ tuyên giao dịch vô hiệu nếu có dấu hiệu giả tạo
Nhờ đó, quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan được bảo vệ một cách khách quan.
Lưu trữ hồ sơ không chỉ là nghĩa vụ mang tính thủ tục mà còn là “lá chắn pháp lý” giúp phòng ngừa rủi ro và nhận diện giao dịch che giấu. Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về lưu trữ góp phần nâng cao tính minh bạch, an toàn cho hoạt động công chứng và cho toàn bộ hệ thống giao dịch dân sự. Trong bối cảnh tranh chấp ngày càng phức tạp, lưu trữ hồ sơ chính là nền tảng để bảo vệ sự thật pháp lý và quyền lợi chính đáng của các bên tham gia giao dịch.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
