Trong hoạt động công chứng, nhiều hợp đồng, giao dịch – đặc biệt là hợp đồng mua bán nhà đất, thế chấp, hợp đồng hợp tác kinh doanh – thường được lập kèm nhiều phụ lục nhằm cụ thể hóa đối tượng, giá trị, tiến độ, nghĩa vụ hoặc sơ đồ tài sản. Điều này đặt ra yêu cầu chặt chẽ đối với lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng có nhiều phụ lục kèm theo để bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản và giá trị chứng cứ khi phát sinh tranh chấp.
Bài viết phân tích trên cơ sở Luật Công chứng 2014, Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Lưu trữ 2011.
>>> Xem thêm: Đừng để sai sót nhỏ khiến hồ sơ bị từ chối – nhờ văn phòng công chứng kiểm tra giúp.
1. Phụ lục hợp đồng và mối liên hệ với hồ sơ công chứng
1.1. Giá trị pháp lý của phụ lục hợp đồng
Theo Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015:
“Phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng. Nội dung của phụ lục hợp đồng không được trái với nội dung của hợp đồng.”
Như vậy, phụ lục là bộ phận không tách rời của hợp đồng và có giá trị pháp lý ngang với hợp đồng chính.
➡ Vì vậy, khi hợp đồng được công chứng, toàn bộ phụ lục kèm theo phải được coi là thành phần của văn bản công chứng và hồ sơ công chứng lưu trữ.
1.2. Phụ lục hợp đồng trong hồ sơ công chứng
Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng bao gồm văn bản công chứng và các giấy tờ liên quan đến việc công chứng.
Do phụ lục là một phần nội dung của hợp đồng, nên:
Phụ lục phải được đóng dấu, ký xác nhận;
Phụ lục phải được lưu cùng hồ sơ công chứng.
➡ Bỏ sót phụ lục khi lưu trữ có thể làm sai lệch nội dung giao dịch.
2. Căn cứ pháp lý về lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng có nhiều phụ lục
2.1. Nghĩa vụ lưu trữ đầy đủ và toàn vẹn
Theo khoản 2 Điều 62 Luật Công chứng 2014:
“Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng, bảo đảm an toàn cho hồ sơ công chứng.”
Theo Điều 5 Luật Lưu trữ 2011, tài liệu lưu trữ phải được bảo đảm tính đầy đủ, toàn vẹn, xác thực.
➡ Khi hợp đồng có nhiều phụ lục, nghĩa vụ lưu trữ không chỉ là cất giữ, mà còn phải bảo đảm không thất lạc, không tách rời phụ lục khỏi hợp đồng chính.
2.2. Trách nhiệm pháp lý nếu lưu trữ không đầy đủ phụ lục
Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường nếu có lỗi gây thiệt hại.
Theo Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015, người gây thiệt hại do hành vi trái pháp luật phải bồi thường.
➡ Nếu việc lưu trữ hồ sơ công chứng hợp đồng có nhiều phụ lục không đầy đủ làm phát sinh tranh chấp hoặc thiệt hại, văn phòng công chứng có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý.
>>> Xem thêm: Bạn muốn tiết kiệm thời gian làm thủ tục sang tên đất? Hãy thử dịch vụ sổ đỏ chuyên nghiệp.
➡ Cần đánh số, đóng dấu giáp lai, lập danh mục để tránh nhầm lẫn.
3.2. Bảo đảm tính toàn vẹn khi lưu trữ hồ sơ công chứng có nhiều phụ lục
Đối với hợp đồng có nhiều phụ lục, việc lưu trữ phải bảo đảm:
Không thất lạc từng phụ lục;
Không bị thay thế, chỉnh sửa;
Có thể đối chiếu toàn bộ nội dung khi cần.
Đây là yêu cầu cốt lõi của lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng có nhiều phụ lục kèm theo.
4. Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ trong giải quyết tranh chấp hợp đồng nhiều phụ lục
Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ.
Theo Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, tài liệu do tổ chức có thẩm quyền lưu trữ là nguồn chứng cứ.
Khi tranh chấp phát sinh, hồ sơ lưu trữ giúp:
Xác định phụ lục nào là một phần của hợp đồng;
Làm rõ nội dung chi tiết các thỏa thuận;
Đối chiếu bản hợp đồng đang lưu hành.
➡ Với hợp đồng nhiều phụ lục, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ trung tâm để xác định toàn bộ ý chí của các bên.
>>> Xem thêm: Tất cả những gì bạn cần biết khi bắt đầu Kiểm tra sổ đỏ giả
5. Ví dụ minh họa thực tế
Ví dụ thực tế:
Công ty A và Công ty B ký hợp đồng chuyển nhượng dự án, có 05 phụ lục kèm theo, trong đó Phụ lục 03 quy định danh mục tài sản bàn giao. Hợp đồng được công chứng tại Văn phòng công chứng X.
Sau đó phát sinh tranh chấp về phạm vi tài sản. Công ty A xuất trình bản hợp đồng không có Phụ lục 03, còn Công ty B cho rằng phụ lục này là một phần không thể tách rời.
Tòa án yêu cầu Văn phòng công chứng X cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ hợp đồng có nhiều phụ lục. Hồ sơ lưu trữ thể hiện đầy đủ 05 phụ lục đã được ký và đóng dấu giáp lai.
➡ Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ quyết định để Tòa án xác định nội dung thực tế của giao dịch.
6. Kết luận
Lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng có nhiều phụ lục kèm theo không chỉ là yêu cầu thủ tục mà là yếu tố quyết định để bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản công chứng và giá trị chứng cứ của giao dịch. Việc lưu trữ không đầy đủ hoặc sai sót phụ lục có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng cho các bên và cho chính tổ chức hành nghề công chứng.
Do đó, tổ chức hành nghề công chứng cần xây dựng quy trình chuyên biệt đối với hợp đồng nhiều phụ lục nhằm bảo đảm an toàn pháp lý và uy tín nghề nghiệp.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Dịch vụ làm sổ đỏ nhanh chóng, uy tín nhất Hà Nội ở đâu? Nên làm sổ đỏ ở văn phòng luật sư hay văn phòng công chứng?
>>> Di chúc không công chứng có hiệu lực pháp lý hay không? Thủ tục làm sổ đỏ thừa kế nhanh chóng hàng đầu Hà Nội.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
