Không xác minh được hồ sơ: Công chứng viên có quyền từ chối?
Trong hoạt động công chứng, hồ sơ là căn cứ quan trọng để xác lập giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch. Khi tài liệu cung cấp không đủ cơ sở xác minh hồ sơ, công chứng viên buộc phải từ chối công chứng nhằm bảo đảm an toàn pháp lý và phòng ngừa rủi ro tranh chấp.
>>> Xem thêm: Công chứng hợp đồng ủy quyền tạivăn phòng công chứng cần đáp ứng điều kiện pháp lý nào?
⚠️ Xác minh hồ sơ là gì trong hoạt động công chứng?
Xác minh hồ sơ là quá trình công chứng viên kiểm tra, đối chiếu tính:
Hợp pháp của giấy tờ;
Chính xác của thông tin nhân thân, tài sản;
Phù hợp giữa hồ sơ và nội dung giao dịch.
Việc xác minh nhằm bảo đảm các tài liệu xuất trình là thật, còn hiệu lực và phản ánh đúng tình trạng pháp lý của đối tượng giao dịch.
📘 Cơ sở pháp lý của việc xác minh hồ sơ
Theo Luật Công chứng 2014, công chứng viên có trách nhiệm:
Kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng;
Yêu cầu làm rõ khi có nghi ngờ về tính xác thực;
Từ chối công chứng nếu không thể xác minh hồ sơ theo quy định.
Quy định này nhằm ngăn chặn việc sử dụng giấy tờ giả, giấy tờ không rõ nguồn gốc hoặc hồ sơ bị sửa chữa, tẩy xóa.
🔍 Trường hợp hồ sơ không thể xác minh được tính xác thực
🚨 Giấy tờ có dấu hiệu bất thường hoặc mâu thuẫn
Một số tình huống phổ biến khiến việc xác minh hồ sơ không thể thực hiện gồm:
Thông tin nhân thân không thống nhất giữa các giấy tờ;
Giấy tờ bị tẩy xóa, chỉnh sửa, không còn nguyên vẹn;
Tài liệu sao chụp không có bản chính để đối chiếu.
Những dấu hiệu này làm phát sinh nghi ngờ về độ tin cậy của hồ sơ.
>>> Xem thêm: Dịch vụ sổ đỏ hỗ trợ xử lý các hồ sơ đất đai phức tạp theo đúng quy trình
🧩 Không xác định được tình trạng pháp lý của tài sản
Việc từ chối công chứng thường xảy ra khi:
Không tra cứu được tình trạng pháp lý của tài sản;
Không làm rõ được quyền sở hữu, quyền sử dụng;
Hồ sơ thiếu tài liệu bắt buộc theo quy định pháp luật.
Trong trường hợp này, công chứng viên không có đủ căn cứ để xác nhận tính hợp pháp của giao dịch.
Để tránh bị từ chối công chứng, người yêu cầu nên:
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ gốc, còn hiệu lực;
Bảo đảm thông tin thống nhất, trung thực;
Chủ động giải trình khi được yêu cầu xác minh hồ sơ.
Việc minh bạch hồ sơ không chỉ giúp giao dịch được công chứng nhanh chóng mà còn bảo đảm an toàn pháp lý lâu dài.
✅ Kết luận
Khi hồ sơ không thể xác minh hồ sơ về tính xác thực, việc từ chối công chứng là hoàn toàn có căn cứ pháp luật và cần thiết. Đây là cơ chế quan trọng nhằm bảo vệ tính an toàn của giao dịch, quyền lợi của các bên và uy tín của hoạt động công chứng trong thực tiễn.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
