Trong nhiều hồ sơ vay vốn, xin giấy phép kinh doanh hoặc làm thủ tục thuế, người đứng tên hộ kinh doanh phải cung cấp giấy xác nhận là chủ hộ kinh doanh. Để giấy tờ này được chấp nhận khi nộp cho cơ quan có thẩm quyền hoặc đối tác, bản sao công chứng thường là yêu cầu bắt buộc. Vì vậy, nhu cầu công chứng chủ hộ kinh doanh ngày càng phổ biến, đòi hỏi người thực hiện phải chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết thủ tục, giấy tờ cần chuẩn bị và các lưu ý pháp lý quan trọng.

>>> Xem thêm: Công chứng giấy tờ tại văn phòng công chứng mất bao lâu?

1. Giấy xác nhận là chủ hộ kinh doanh là gì?

Giấy xác nhận là chủ hộ kinh doanh là văn bản thể hiện cá nhân đang đại diện cho hộ kinh doanh theo đăng ký tại cơ quan quản lý (thường là Phòng Tài chính – Kế hoạch hoặc UBND quận/huyện). Nội dung chứng minh người đó:

• Là người đứng tên đăng ký hộ kinh doanh

• Có quyền quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động hộ kinh doanh

• Được công nhận hợp pháp theo “Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp”

Giấy xác nhận này thường được yêu cầu khi bổ sung hồ sơ vay vốn, xin xác minh thuế, tham gia đấu thầu, mở tài khoản ngân hàng hoặc làm thủ tục lao động.

2. Khi nào cần công chứng bản sao giấy xác nhận là chủ hộ kinh doanh?

Việc công chứng chủ hộ kinh doanh là cần thiết trong các trường hợp:

• Nộp hồ sơ cho ngân hàng khi vay vốn

• Bổ sung hồ sơ đấu thầu, chứng minh tư cách chủ hộ

• Bổ sung hồ sơ thuế hoặc mô tả năng lực kinh doanh

• Xin cấp giấy phép con (an toàn thực phẩm, PCCC…)

• Làm hồ sơ liên quan đến cơ quan hành chính hoặc pháp lý

• Thủ tục có yếu tố nước ngoài yêu cầu bản dịch công chứng

Theo Luật Công chứng 2014, bản sao công chứng có giá trị sử dụng thay bản chính, trừ khi pháp luật yêu cầu phải xuất trình bản gốc.

>>> Xem thêm: Mẹo nhanh gọn làm thủ tục công chứng mua bán nhà trong 1 ngày

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng bản sao

Khi thực hiện công chứng chủ hộ kinh doanh, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

3.1. Bản gốc giấy xác nhận là chủ hộ kinh doanh

• Do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp

• Không tẩy xóa, rách, mờ hoặc có dấu hiệu chỉnh sửa

3.2. Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu

• CCCD/CMND còn hạn

• Nếu ủy quyền cho người khác thì cần giấy ủy quyền hợp lệ

3.3. Bản sao giấy xác nhận để công chứng

• Photo rõ nét, đầy đủ thông tin

• Trùng khớp hoàn toàn với bản gốc

3.4. Các giấy tờ bổ sung (nếu cần)

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

• Văn bản xác nhận cập nhật, thay đổi chủ hộ kinh doanh (nếu thông tin đã thay đổi)

>>> Xem thêm: 5 điều cần tránh khi thực hiện Công chứng di chúc

4. Quy trình công chứng bản sao theo quy định

Quy trình chuẩn gồm 4 bước:

Bước 1 – Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Công chứng viên kiểm tra giấy gốc, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ.

Bước 2 – Đối chiếu bản sao

So sánh bản photo với bản gốc để xác định tính chính xác.

Bước 3 – Chứng nhận bản sao

Công chứng viên ký và đóng dấu xác nhận bản sao đúng với bản chính.

Bước 4 – Trả kết quả

Người yêu cầu nhận bản sao công chứng, có giá trị pháp lý sử dụng ngay.

Thời gian thực hiện: Từ 5–15 phút tùy số lượng giấy tờ.

>>> Xem thêm: Cách lập văn bản khai nhận di sản khi làm công chứng thừa kế

5. Các trường hợp có thể bị từ chối công chứng

Để tránh sai sót, cần lưu ý các trường hợp sau công chứng viên có quyền từ chối:

5.1. Giấy xác nhận không phải do cơ quan có thẩm quyền cấp

• Không có dấu đỏ

• Người ký không đúng chức vụ hoặc không có ủy quyền

5.2. Giấy tờ bị tẩy xóa, chỉnh sửa

Theo “Luật Công chứng 2014”, công chứng viên phải từ chối nếu nghi ngờ gian dối.

5.3. Thông tin giấy xác nhận không khớp

Ví dụ:

• Họ tên chủ hộ khác với CCCD

• Địa chỉ hộ kinh doanh không khớp với thực tế

• Ngày cấp – ngày cập nhật không hợp lệ

5.4. Không xuất trình được bản gốc

Mọi bản sao công chứng đều phải đối chiếu bản gốc hợp pháp.

>>> Xem thêm: So sánh tự làm với thuê dịch vụ sang tên sổ đỏ – Cái nào hiệu quả hơn?

6. Lưu ý quan trọng khi công chứng bản sao

Để công chứng nhanh và chính xác, bạn nên:

• Kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên giấy xác nhận trước khi photo

• Mang theo bản gốc đầy đủ, sạch sẽ và không hư hỏng

• Chuẩn bị thêm giấy tờ liên quan nếu hộ kinh doanh đã từng thay đổi nội dung đăng ký

• Thực hiện công chứng tại văn phòng công chứng uy tín

7. Kết luận

Thủ tục công chứng chủ hộ kinh doanh thực chất khá đơn giản nhưng đòi hỏi giấy tờ phải đầy đủ và chính xác. Chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu giúp tránh bị trả lại, tiết kiệm thời gian và sử dụng bản sao công chứng hợp lệ trong các giao dịch, thủ tục hành chính và hồ sơ vay vốn.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng giấy ủy quyền nhận tiền cho người già yếu: Thủ tục

>>> Lựa chọn dịch vụ thành lập công ty tại Hà Nội/TPHCM?

>>> Công chứng mua bán xe linh hoạt giờ làm việc tại Hà Nội

>>> Những thay đổi quan trọng về phí công chứng bạn cần biết trong năm nay

>>> Công chứng uỷ quyền cá nhân – dịch vụ trọn gói tới bạn đọc

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com