Công chứng văn bản phân chia di sản tại nơi không có tổ chức công chứng
Khi thực hiện thủ tục phân chia di sản thừa kế, việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản là yêu cầu bắt buộc đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (như đất đai, nhà ở, ô tô, tàu thuyền…). Tuy nhiên, ở vùng sâu, vùng xa, hải đảo hoặc địa bàn đặc biệt khó khăn – nơi không có tổ chức hành nghề công chứng, việc thực hiện công chứng gặp nhiều trở ngại. Trong trường hợp đó, pháp luật có quy định đặc biệt cho phép chứng thực thay thế công chứng để bảo đảm quyền của người dân.
>>> Xem thêm: Những trường hợp nhất định phải công chứng tại văn phòng công chứngtheo luật hiện hành
⚖️ Căn cứ pháp lý về công chứng phân chia di sản vùng xa
Điều 57 Luật Công chứng 2014: “Văn bản thỏa thuận phân chia di sản phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng.”
Điều 78 Luật Công chứng 2014: “Tại nơi không có tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã được chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở.”
Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Điều 5 và Điều 37: Quy định rõ Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký, hợp đồng, văn bản thỏa thuận khi không có tổ chức công chứng hoạt động trên địa bàn.
Như vậy, khi công chứng di sản vùng xa, người dân có thể làm thủ tục chứng thực tại UBND xã thay cho việc công chứng tại phòng công chứng.
🏡 Quy định về công chứng phân chia di sản vùng xa
1️⃣ Khi nào được chứng thực thay công chứng?
Căn cứ Điều 37 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
“Ủy ban nhân dân cấp xã được chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản mà pháp luật quy định phải công chứng, nếu tại địa bàn không có tổ chức hành nghề công chứng.”
➡️ Nghĩa là, nếu trong huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh không có phòng công chứng hay văn phòng công chứng tư, người dân được quyền lựa chọn chứng thực tại UBND xã.
💬 Ví dụ thực tế: Xã Hòa Phú, huyện Buôn Đôn (Đắk Lắk) nằm cách trung tâm huyện gần 40km, không có văn phòng công chứng. Khi ông N mất, các con của ông muốn phân chia quyền sử dụng đất. Họ có thể lập văn bản thỏa thuận phân chia di sản và yêu cầu UBND xã Hòa Phú chứng thực, thay vì phải đi xa để công chứng.
2️⃣ Hồ sơ chứng thực văn bản phân chia di sản tại vùng xa
Người dân cần chuẩn bị hồ sơ gồm: 📄 1. Dự thảo văn bản phân chia di sản (tự soạn hoặc nhờ hỗ trợ tại UBND xã). 🪪 2. Giấy tờ tùy thân của người thừa kế (CMND/CCCD/hộ chiếu). 📜 3. Giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế (giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, di chúc nếu có). 🏠 4. Giấy tờ về di sản thừa kế (sổ đỏ, đăng ký xe, sổ tiết kiệm…). ⚰️ 5. Giấy chứng tử của người để lại di sản.
Sau khi nộp hồ sơ, UBND xã sẽ kiểm tra và chứng thực chữ ký của các bên trên văn bản.
>>> Xem thêm: Vì sao việc sử dụng dịch vụ sổ đỏgiúp giảm rủi ro pháp lý trong giao dịch đất đai
📌 Phân biệt công chứng và chứng thực di sản vùng xa
Tiêu chí
Công chứng
Chứng thực (vùng xa)
Cơ quan thực hiện
Phòng công chứng / Văn phòng công chứng
Ủy ban nhân dân cấp xã
Phạm vi áp dụng
Toàn quốc
Chỉ nơi không có tổ chức công chứng
Giá trị pháp lý
Cao hơn, được chấp nhận khi sang tên tài sản
Có giá trị tương đương trong trường hợp đặc biệt
Thời gian xử lý
1–3 ngày
Thường trong ngày
Lệ phí
Theo Thông tư 257/2016/TT-BTC
Mức thấp hơn, theo quy định địa phương
💡 Lưu ý: Văn bản chứng thực tại xã có giá trị như văn bản công chứng nếu được thực hiện đúng căn cứ pháp luật (Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
🧭 Trình tự thực hiện công chứng phân chia di sản vùng xa
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ
Người thừa kế chuẩn bị đầy đủ giấy tờ về nhân thân, di sản và dự thảo văn bản phân chia.
Bước 2 – Nộp tại UBND xã
UBND xã nơi có bất động sản hoặc nơi cư trú của người để lại di sản tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ.
Bước 3 – Ký và chứng thực
Các đồng thừa kế ký trực tiếp trước mặt cán bộ tư pháp – hộ tịch. UBND xã ghi xác nhận, đóng dấu chứng thực.
Bước 4 – Sử dụng văn bản đã chứng thực
Văn bản chứng thực được dùng để khai thuế, sang tên quyền sử dụng đất hoặc tài sản tương tự như công chứng.
💬 Ví dụ minh họa thực tế về công chứng phân chia di sản vùng xa
Trường hợp: Ông M (ở đảo Phú Quý, Bình Thuận) qua đời để lại một mảnh đất đứng tên ông. Do đảo không có tổ chức công chứng, các con ông M đã lập văn bản thỏa thuận phân chia di sản và yêu cầu UBND xã Tam Thanh chứng thực.
📜 UBND xã căn cứ Điều 78 Luật Công chứng 2014 và Điều 37 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, tiến hành chứng thực hợp pháp.
➡️ Sau đó, hồ sơ được chấp nhận tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện đảo, và các con ông M được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo phần được chia.
⚠️ Lưu ý quan trọng khi công chứng di sản vùng xa
🔸 Chỉ được chứng thực tại UBND xã nếu toàn huyện không có tổ chức công chứng hoạt động. 🔸 Nếu sau này có phát sinh tranh chấp hoặc yêu cầu sang tên ở nơi khác, có thể bị yêu cầu xác minh lại văn bản chứng thực. 🔸 Nên lưu ý ghi rõ nội dung phân chia, tỷ lệ phần di sản và ký trước mặt người chứng thực.
✅ Lợi ích của quy định công chứng phân chia di sản vùng xa
🌿 Bảo đảm quyền thừa kế hợp pháp của người dân dù ở địa bàn khó khăn. 🚗 Giảm chi phí và thời gian đi lại, không cần di chuyển xa để công chứng. 📜 Được pháp luật công nhận giá trị tương đương, bảo đảm an toàn pháp lý.
Việc công chứng di sản vùng xa là một quy định nhân văn, linh hoạt của pháp luật Việt Nam, bảo đảm quyền lợi cho người dân ở địa bàn khó khăn. Khi không có tổ chức hành nghề công chứng, người dân hoàn toàn có thể thực hiện chứng thực tại UBND xã – và văn bản này vẫn có giá trị pháp lý tương đương công chứng nếu đúng trình tự quy định.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
